ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG HỌC
A. ĐẶT VẤN ĐỀ

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ trực tiếp cho cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác, bên cạnh đó văn phòng là bộ nhớ của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng truyền đạt, theo dõi, kiểm tra và thực hiện.
Với tính chất đặc thù là một đơn vị trực thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị… là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Hiệu trưởng kịp thời nắm bắt được thông tin, chủ trương mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Hiện nay, rất ít trường được bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách, trong khi đó cán bộ làm công tác văn thư lại chưa được đào tạo, tập huấn nên nghiệp vụ chuyên môn rất hạn chế, chưa nhận thức được tầm quan trọng của công việc mình làm nên một số nơi hồ sơ vẫn còn bề bộn, chưa được ngăn nắp gọn gàng, rất khó khăn cho việc tra cứu và quản lý.
Bản thân tôi là một cán bộ văn phòng của trường được giao làm công tác văn thư. Xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý tốt các loại công văn đi, đến một cách khoa học, hiệu quả cao. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhỏ về: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học”.
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Với thực tế tình hình về công tác văn thư của Nhà trường những năm gần đây đã làm tốt việc quản lý, lưu trữ tài liệu bằng văn bản, hồ sơ, thực hiện hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ đáp ứng được một số yêu cầu sau:
Đáp ứng được việc tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
Từ đó có tác dụng tích cực đối với công tác quản lý chung của Nhà trường.
III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:
1. Khách thể nghiên cứu:
Máy tính, sổ công văn đi, đến, hòm thư mạng, các phần mềm báo cáo.
2. Chủ thể nghiên cứu:
Tất cả công văn đi, đến, sắp xếp, lữu trữ các văn bản
IV. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1. Phạm vi nghiên cứu.
- Thời gian nghiên cứu có hạn nên tôi chỉ thực hiện và vận dụng trong 3 năm học (năm học 2015 – 2016, 2016 – 2017, 2017-2018) tại trường THCS Cổ Đô, trong quá trình công tác và bổ sung sau mỗi tuần, bản thân tôi tự nhận xét, rút kinh nghiệm về cách tiến hành. Nhìn chung bản thân có tiến bộ trong công tác với lượng thời gian và sức lực được sử dụng ít nhất, tiết kiệm nhất.
B. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
1. Cơ sở lý luận:
Với vai trò là nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải truyền đạt sao cho nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. Nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp.
Để việc theo dõi, phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường.
Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường.
Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác.
2. Cơ sở thực tiễn
Công tác hành chính Văn thư – Lưu trữ là phương