TẬP BÀI GIẢNG

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG VĂN THƯ LƯU TRỮ
(Dành cho sinh viên ngành Thông tin thư viện)

Chương 1: Tổng quan về ứng dụng CNTT trong công tác văn lưu trữ
1.1.

Các khái niệm

1.1.1. Thông tin (Information) : Thông tin là điều hiểu biết về một sự kiện,
một hiện tượng, một quan hệ nào đó thu nhận được qua giao tiếp, khảo sát, đo
lường, lý giải, nghiên cứu…
Yêu cầu về thông tin: Thông tin tiếp nhận phải chính xác và có minh chứng
như email, văn bản,…
1.1.2.Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là
IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin, đặc biệt trong các
cơ quan tổ chức lớn. Cụ thể, CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm
máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin.
1.1.3.Hệ thống thông tin (Information System): Là hệ thống tiếp nhận các
nguồn dữ liệu như các yếu tố vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin
là các yếu tố ra.
- Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của
thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:
– Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít
độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
– Tính đầy đủ: của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể
dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình
thực tế.
– Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người
nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa… tránh tổn phí do
việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông
tin cần thiết.
– Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức.
Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp

cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt
hại lớn cho tổ chức.
– Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo
vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng
vào lúc cần thiết.
Ngày nay, HTTT sử dụng các các phần mềm hệ thông nhằm truyền tải, lưu
trữ các dữ liệu của đơn vị, cơ quan, tổ chức…
1.1.4.Văn bản điện tử: Là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ
liệu;
Tính hợp pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng
- Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 35
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng
dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan, tổ chức:
+ Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị
pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà
nước.
+ Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng
chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực
về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản
1.2.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

1.2.1. Ứng dụng CNTT trong việc soạn thảo văn bản mẫu
Tạo văn bản mẫu bằng Microsoft Word
Tạo ra các mẫu văn bản như: Quyết định, công văn, báo cáo…lưu lại thành
các template để có thể sử dụng nhiều lần.
Cách sử dụng:
Bước 1: Soạn mẫu văn bản vào File  Save As
Bước 2: Trong mục Save As Type chọn kiểu lưu là Word Template (*dotx)

Văn bản mở sau khi lưu với đuôi dotx

1.2.2.Ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản phức tạp
hơn rất nhiều so với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản.
Tùy đặc thù và tùy điều kiện của cơ quan mà việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản sẽ ở các mức độ khác nhau: Một số đơn vị chưa có điều
kiện thì chỉ quản lý văn bản bằng phần mềm Microsoft Excel, một số đơn vị có
điều kiện hơn thì trang bị phần mềm chuyên về quản lý văn bản. Giới thiệu phần
mềm:
Phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được xây dựng
nhằm cụ thể hoá các thành phần thể thức và các yêu cầu về kỹ thuật trình bày
theo các mẫu các loại văn bản (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
thông thường, bản sao y bản chính văn bản) theo hướng dẫn tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
I. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM
1.2.

Yêu cầu cấu hình

Yêu cầu về máy tính để chạy phần mềm: Hệ điều hành Windows 2000,
Windows XP (SP1 trở lên)

1.3.

Cài đặt

Thực hiện việc cài đặt theo 14 bước dưới đây:
Lưu ý: Nếu máy tính của bạn chưa cài .NET framewok thì thực hiện từ
bước 1 đến bước 14, nếu máy tính của bạn đã có .NET framewok thì thực hiện
từ bước 6 đến bước 14.
Các bước thực hiện cài đặt như sau:
Bước 1: Chọn file dotnetfx.exe
Bước 2: Chọn next, xuất hiện hộp thoại
Bước 3: Chọn I accept the terms of the License Agreement xuất hiện bảng
hộp thoại. Tiếp tục chọn Install
Bước 4: Quá trình cài đặt bắt đầu
Bước 5: Cuối cùng chọn Finish để kết thúc
Bước 6: Click đúp chuột vào file setup.exe
Bước 7: Chọn Next
Bước 8: Chọn Next
Bước 9: Chọn Next
Bước 10: Chương trình bắt đầu thực hiện cài đặt
Bước 11: Kết thúc cài đặt chọn Close
Bước 12: Click chọn biểu tượng ngoài Desktop: Soan Thao Van ban

Bước 13: Xuất hiện màn hình đăng nhập hệ thống

Bước 14: Đăng nhập vào phần mềm với tên Đăng nhập và Mật khẩu dưới
đây, sau đó chọn Đăng nhập.
Đăng nhập: Admin
Mật khẩu: 123456
2.

HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ PHẦN MỀM

2.2.

Khởi động chương trình

Sau khi cài đặt, trên màn hình nền của máy tính xuất hiện biểu tượng của
chương trình như sau:

Để khởi động chương trình, người sử dụng có thể thực hiện một trong hai
cách sau đây:
Cách 1: Kích đúp chuột phải vào biểu tượng trên màn hình nền của giao
diện máy tính
Cách 2: Chọn Start/Programs/TT01/Soan thao van ban

2.3.

Đăng nhập vào chương trình

Để sử dụng chương trình, người dùng phải có một tài khoản và đăng nhập
thành công vào hệ thống. Khi chương trình được khởi tạo, hệ thống sẽ hiển thị
màn hình đăng nhập như hình dưới đây.

Yêu cầu người sử dụng đăng nhập đúng với tên đăng nhập đã được phân
cấp và mật khẩu đã đăng ký với quản trị. Trong trường hợp khai báo sai, chương
trình sẽ đưa ra thông báo lỗi như sau:

Chọn nút Đồng ý để đăng nhập lại
2.4.

Thoát khỏi chương trình

Chọn một trong hai cách sau:
Cách 1: Chọn nút “dấu X ” góc trên cùng bên phải của chương trình
Cách 2: Chọn Menu Quản trị hệ thống/Thoát/Enter

3.

CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

Chức năng Quản trị hệ thống bao gồm các chức năng chính:
3.2.1.1.1.

Tham số hệ thống;

3.2.1.1.2.

Quản lý người dùng;

3.2.1.1.3.

Bảng các từ viết tắt;

3.2.1.1.4.

Chi tiết trình bày thể thức;

3.2.1.1.5.

Đăng nhập người dùng khác;

3.2.1.1.6.

Thoát.

1. Tham số hệ thống
Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các tham số định dạng về
khổ giấy, kiểu trình bày và định lề văn bản và thiết lập năm sử dụng cho toàn bộ
các mẫu biểu mà chương trình đưa ra. Chức năng này bao gồm 2 lựa chọn chính:
3.2.1.2. Thiết lập cấu hình:

3.2.1.3. Đường dẫn chứa tài liệu:

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin về cấu hình cũng như đường dẫn chứa
tài liệu, người dùng nhấn vào nút “Ghi” để thực hiện ghi thông tin vào hệ thống.
3.3.

Quản lý người dùng

Để đảm bảo tính bảo mật cũng như an toàn dữ liệu mức hệ thống, chương
trình Phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cung cấp cho
người sử dụng chương trình cơ chế quản lý tài khoản đăng nhập khác vào
chương trình khi được chia sẻ (hoặc cho người khác sử dụng trên cùng một
chương trình cài đặt trên 1 máy).

Ở chức năng này, người dùng có thể tạo ra các tài khoản mới hoặc thay đổi
mật khẩu cũng như phân quyền, cho các tài khoản được sử dụng các mức quyền
trong toàn bộ hệ thống chương trình.
Các chức năng chính của chức năng quản lý người dùng bao gồm:
3.3.1.1. Tạo mới người dùng.
3.3.1.2. Sửa thông tin người dùng.
3.3.1.3. Xóa thông tin người dùng.
3.3.1.4. Gán vai trò cũng như quyền cho người dùng.
3.3.1.5. Thay đổi mật khẩu ban đầu của người dùng.

3.4.

Bảng các từ viết tắt

Chương trình cho phép quản lý hệ thống các từ viết tắt tương ứng với các
nhóm từ viết tắt.
3.4.1.1. Các nhóm từ viết tắt bao gồm:
3.4.1.2. Văn bản hành chính;
3.4.1.3. Bản sao văn bản;
3.4.1.4. Các chức danh nhà nước;
3.4.1.5. Các cơ quan nhà nước ở Trung ương;
3.4.1.6. Các cơ quan nhà nước ở địa phương;

3.5.

Chi tiết trình bày thể thức

Chức năng này cho phép người dùng thiết lập các thông tin về mẫu chữ
(loại chữ, cỡ chữ, kiểu chữ) và chi tiết trình bày đối với từng thành phần thể
thức trong văn bản với các lựa chọn phù hợp với hướng dẫn tại Phụ lục IV ban
hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

Để điều chính các thông tin của một thành phần thể thức văn bản, người
dùng chọn thành phần tương ứng trong lưới dữ liệu.Các thông tin lựa chọn hiển
thị trên các ô nhập liệu trong mục “Thông tin chi tiết”.
Sau khi thay đổi các thông tin đã được lựa chọn, người dùng chọn “Ghi” để
ghi lại các thông tin đã được thay đổi, các thông tin mới cập nhật thay đổi sẽ
hiển thị trong danh sách và áp dụng với tất cả các mẫu văn bản trong chương
trình.
4.

SOẠN THẢO VĂN BẢN

4.2.

Hướng dẫn chung

4.2.1. Các thành phần thể thức văn bản đã được phần mềm mặc định hiển
thị
Để thuận tiện trong quá trình soạn thảo một văn bản, một số thành phần thể
thức đã được chương trình mặc định hiển thị sẵn, người dùng không cần phải
khai báo lại.
4.2.1.1. Quốc hiệu (dòng trên, dòng dưới );
4.2.1.2. Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản;
4.2.1.3. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

4.2.1.4. Nơi nhận : Mặc định sẵn cụm từ “Lưu: VT”.
4.3.

Các bước nhập nội dung

Bước 1: Lựa chọn mẫu văn bản cần soạn bằng cách chọn menu Soạn thảo
văn bản  Văn bản hành chính  Chọn mẫu văn bản cần soạn ví dụ Nghị
quyết (cá biệt)

Bước 2: Nhập nội dung vào các mục tương ứng

4.3.1.1. Để nhập nội dung vào các trường khai báo trong mẫu, di chuyển
qua lại các trường bằng các cách sau:
4.3.1.1.1.

Sử dụng chuột.

4.3.1.1.2.

Sử dụng phím Tab để đi từ trên xuống dưới và Shift + Tab để

di chuyển từ dưới lên trên.
4.3.1.2. Mỗi mẫu văn bản được bố trí các chức năng chính như sau:
4.3.1.2.1.

: Chức năng ghi các thông tin đã nhập của văn bản vào

Cơ sở dữ liệu của phần mềm.
4.3.1.2.2.

: Chức năng thể hiện các thuộc tính đã khai báo của

văn bản cùng với các thành phần khác của văn bản đã được mặc định thành một
văn bản đã hoàn chỉnh về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trong chức
năng xem, người dùng có thể căn chỉnh lại các đường viền quanh các nội dung
được trình bày sao cho phù hợp với tính thẩm mỹ của văn bản. Khi sử dụng
chức năng này phần nội dung đã khai báo không được lưu giữ vào CSDL của
phần mềm.
4.3.1.2.3.

: Chức năng lưu những thông tin văn bản đã

được ghi.
4.3.1.2.4.

: Chức năng hướng dẫn người dùng sử dụng phần

mềm trong quá trình sử dụng phần mềm.
4.3.1.2.5.

: Chức năng thoát khỏi mẫu khai báo hiện hành.

4.3.1.2.6.

: Chức năng thêm một nội dung khác.

4.3.1.2.7.

: Chức năng xoá một nội dung.

4.3.1.2.8.

: Chức năng xem lại nội dung nhập đầu tiên.

4.3.1.2.9.

: Chức năng xem nội dung nhập cuối cùng.

4.3.1.2.10.

: Chức năng xem lại nội dung đã nhập trước nội dung đang

hiển thị.
+

: Chức năng xem nội dung tiếp theo nội dung đang hiển thị.

4.3.1.2.11.
điều) nhập trong văn bản.

: Chức năng hiển thị vị trí các nội dung (các chương,

4.3.1.2.12.

: Chức năng cho các chữ khi được bôi đen bao

gồm làm đậm chữ, làm nghiêng chữ, gạch chân chữ, gạch chữ.
4.3.1.2.13.

: Chức năng căn trái, giữa, phải, đều cho một

đoạn văn bản, hoặc cả văn bản.
+

: Chức năng tương ứng dùng để cắt, sao chép, dán một đoạn

văn bản.
+

: Chức năng đưa dòng đầu tiên của đoạn văn bản lùi vào 1 tab so với

lề trái của văn bản.
+

: Chức năng đưa dòng đầu tiên của đoạn văn bản căn thẳng lề trái văn

+

: Chức năng chèn các khoản trong văn bản.

+

: Chức năng chèn các điểm trong văn bản.

+

: Chức năng xem danh sách nơi đến.

bản.

Bước 3: Sau khi nhập xong nhấn nút Ghi và nút Xuất ra tệp MS Word để
in văn bản.
1.3.

Giới thiệu hệ thống cơ sở dữ liệu văn thư

Mục tiêu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) văn thư là tổ chức tốt dữ
liệu văn thư trên máy tính và mạng máy tính để đăng ký, quản lý, thống kê và tra
tìm văn bản đi, văn bản đến nhằm giải quyết công việc một cách hiệu quả, kịp
thời và tin cậy, đồng thời thay thế cách tra tìm văn bản bằng sổ.
Việc xây dựng CSDL văn thư sẽ góp phần hỗ trợ và nâng cao hiệu quả các
hoạt động văn thư, quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức, mở rộng, nâng
cao hiệu quả hợp tác, liên thông với các cơ quan bên ngoài.
Quy trình thiết kế CSDL văn thư và các biểu mẫu mô tả thông tin đầu vào,
đầu ra của văn bản đi, văn bản đến, quản lý hồ sơ được xây dựng dựa trên Công
văn 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà

nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng.
1.3.1. Quy trình thiết kế
Phân tích, thiết kế hệ thống CSDL quản lý, thống kê và tra tìm văn bản đi,
văn bản đến trong công tác văn thư được thực hiện theo các quy trình sau:
Bước 1: Phân tích chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của cơ quan
để chọn những văn bản cần nhập vào CSDL.
Bước 2: Xây dựng bảng phân loại thông tin văn bản theo vấn đề
Bước 3: Lập danh mục nhu cầu khai thác thông tin đầu ra của CSDL
Bước 4: Lựa chọn hệ quản trị CSDL để lưu trữ dữ liệu.
Bước 5: Xây dựng chương trình ứng dụng kết nối với hệ thống CSDL lưu
trữ để quản lý hồ sơ, quản lý văn bản đi, văn bản đến.
1.3.2. Thiết kế bảng đăng ký văn bản đến
Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đến
Bao gồm các thông tin (trường dữ liệu - field) sau:
1. Số thứ tự (số đến)
2. Ngày đến
3. Tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành)
4. Số và ký hiệu văn bản
5. Ngày tháng văn bản
6. Tên loại văn bản
7. Trích yếu nội dung văn bản
8. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
9. Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật)
10. Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)
11. Số tờ
12. Ý kiến phân phối
13. Thời hạn giải quyết
14. File văn bản đến đính kèm

Tùy vào yêu cầu và mục đích sử dụng của cơ quan, tổ chức, đơn vị, có thể
bổ sung thêm thông tin đầu vào, nhưng thứ tự và nội dung của các trường dữ
liệu như trên được giữ nguyên.
Chuẩn thông tin đầu ra của CSDL văn bản đến
Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản đến" (420x297cm)
Số
Số

Ngày Tác

và

đến

đến

ký

giả

hiệu

Ngày Tên loại và Đơn
thán

trích yếu nội vị/người

g

dung

nhận

Ký

Ghi

nhận chú

Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản mật đến" (420x297cm)
Ngà

Số
đến

y
đến

Tác
giả

Số và
ký
hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và
trích yếu nội
dung

Mẫu báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến
Từ ngày......... đến ngày......

Độ
mật

Đơn vị/
người
nhận

Ký

Ghi

nhận chú

Tên loại, số và ký Đơn

Số
đến

vị/

hiệu, ngày tháng và người
tác giả văn bản

nhận

Thời

Tình

Số,

ký

hạn

trạng

hiệu

giải

giải

văn bản chú

quyết

quyết

trả lời

Ghi

Tổng số:
Đã xử lý:
Chưa xử lý:
1.3.3. Thiết kế bảng đăng ký văn bản đi
Chuẩn thông tin đầu vào của CSDL văn bản đi
Bao gồm các thông tin (trường dữ liệu - field) sau:
1. Số và ký hiệu văn bản
2. Ngày tháng văn bản
3. Tên loại văn bản
4. Trích yếu nội dung văn bản
5. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
6. Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật)
7. Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)
8. Số trang
9. Chức vụ và họ, tên người ký văn bản
10. Nơi nhận
11. Số lượng bản phát hành
12. File văn bản đi đính kèm
Tùy vào yêu cầu và mục đích sử dụng của cơ quan, tổ chức, đơn vị, có thể
bổ sung thêm thông tin đầu vào, nhưng thứ tự và nội dung của các trường dữ
liệu như trên được giữ nguyên.

Chuẩn thông tin đầu ra của CSDL văn bản đi
a) Mẫu đăng ký bên trong "Sổ văn đăng ký bản đi" (420x297cm)
Số
và

ký

hiệu

Ngày
tháng

văn

Tên loại
và trích yếu
nội dung

Nơi
nhận

Ký
nhận

Số
lượng
bản

Ghi
chú

bản

b) Mẫu báo cáo tình hình văn bản đi
Từ ngày......... đến ngày......
S
TT

Tên loại, số và ký hiệu, ngày
tháng và trích yếu nội dung

Đơn
người nhận

vị/

Gh
i chú

1.4. Quy trình xử lý văn bản đi, đến
Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng:
Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng:

1.5. Ứng dụng CNTT trong quản lý và tra cứu văn bản đi, đến

- Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển
giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý.
Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư
cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư
của cơ quan, tổ chức.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và
giữ bí mật nội dung văn bản.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân,
người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan
đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối
hợp và thời hạn giải quyết.
- Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào
mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại
Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến
được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho
đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho
đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
- Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình
văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ
thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin:
+ Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản;
+ Thời hạn giải quyết;
+ Chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.

Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực
hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc
cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
(Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)
Chương 2: Hướng dẫn sử dụng phần mềm xử lý văn bản trong công
tác văn thư
2.1. Giới thiệu phần mềm
Phần mềm quản lý văn bản – công văn với đầy đủ các chức năng quản lý
công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ… giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm
được khá nhiều thời gian và công sức trong vấn đề quản lý văn bản, công văn.
Công văn, văn bản đến và đi hàng ngày phát sinh rất nhiều, chưa kể đến công
văn nội bộ, nếu như chúng ta không có cách quản lý khoa học, thông minh và
hiệu quả thì sẽ rất khó trong công tác quản lý lưu trữ và tìm kiếm sau này. Vì
vậy, ngoài việc bạn lưu trữ giấy tờ gốc bên ngoài, phần mềm quản lý văn bản –
công văn là cách lựa chọn tốt nhất giúp bạn có thể tìm kiếm thông tin nhanh
chóng và chính xác. Hệ thống cũng lưu thông tin như lưu theo sổ, phân loại
thông tin,… giúp cho người dung đảm bảo công văn đến – đi, công văn nội bộ
được xử lý chính xác và đúng thời hạn, hiệu quả và an toàn. Giúp người sử dụng
trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên một cách nhanh chóng và
kịp thời. Đặc biệt là tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí phục vụ cho công
tác quản lý tìm kiếm và lưu trữ công văn.
2.2. Tạo danh mục
Danh mục Nhân viên
Mục đích: Sử dụng để cập nhật, quản lý thông tin nhân viên.
Mô tả: Được sử dụng để làm danh mục các thông tin nhân viên như mã
nhân viên, họ tên, mật khẩu,…
Cách sử dụng:
-         Để thêm mới thông tin, bạn bấm chọn nút
dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

(Thêm mới) hoặc sử

-         Nhập thông tin vào dòng chương trình mới tạo ra.
-         Nhập mã nhân viên. Mã này cũng chính là mã đăng nhập vào chương
trình.
-         Nhập mật khẩu nhân viên. Nhập mật khẩu để nhân viên đăng nhập
vào chương trình.
-         Để chỉnh sửa thông tin, bạn chọn dòng thông tin cần sửa và nhập
trực tiếp thông tin cần sửa lại vào dòng thông tin đang chọn đó.
-         Để xóa thông tin, bạn chọn dòng thông tin cần xóa và bấm nút
(Xóa) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+Delete).
-         Để lưu thông tin sau khi thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa, bạn bấm nút
(Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S) để lưu thông tin lại.
-         Để nạp lại thông tin, bạn bấm nút

(Nạp Lại) hoặc dùng phím

nóng (F5) để chương trình load lại dữ liệu.
Lưu ý: Muốn nhân viên đăng nhập vào được phần mềm bằng tài khoản
của họ thì admin phải cung cấp mã nhân viên và mật khẩu (mặc định do
admin đặt) cho nhân viên đó.
Nhân viên đó có thể vào đổi lại mật khẩu nhưng mã nhân viên là không
thể thay đổi.
Chức năng chung

Cách sử dụng
Chức năng này để thêm mới  hoặc sử
dụng tổ hợp phím (Ctrl + N), chương trình sẽ

 (Thêm mới)

hiển thị ra dòng mới và bạn nhập thông tin vào
dòng đó.
Lưu thông tin bạn vừa mới thêm mới,
chỉnh sửa hoặc xóa thì bạn sử dụng chức năng

 (Lưu thông tin)

Lưu này hoặc tổ hợp phím (Ctrl + S) để lưu
lại.

 (Xóa thông tin)

Bạn chọn vào dòng dữ liệu cần xóa và sử
dụng chức năng Xóa này hoặc tổ hợp phím

(Ctrl + Delete) để xóa thông tin.
Bạn sử dụng chức năng Nạp Lại này
 (Nạp lại dữ liệu)

hoặc sử dụng phím F5 để load lại dữ liệu.
Bạn sử dụng chức năng In này  hoặc tổ

 (In thông tin)

hợp phím (Ctrl+P) để in danh sách thông tin
Bạn sử dụng chức năng Xuất file Excel

 (Xuất ra file Excel) này để xuất dữ liệu ra file Excel.
Sử dụng máy tính trong quá trình làm
 (Sử

dụng

máy việc, bạn sử dụng chức năng Máy Tính này 

tính)

để tính toán.
Các chức năng này được sử dụng để đi
đến các dòng thông tin kế tiếp hoặc quay
ngược lại các dòng thông tin phía sau.

 
Thông tin

Mô tả

Mã nhân viên (mã

Thông tin mã nhân viên. Nhân viên muốn đăng

tài khoản)

nhập vào chương trình thì phải nhập vào đúng mã
này khi đăng nhập

Họ và tên

Họ tên nhân viên

Mật khẩu

Thông tin mật khẩu của từng nhân viên, thông
thường admin mới sử dụng chức năng này để cung
cấp mật khẩu mặc định

Chú ý: Nếu thông tin đó đang được sử dụng thì chương trình sẽ
KHÔNG CHO XÓA thông tin đó. Nếu bạn muốn xóa thông tin đó thì bạn
phải đi tìm và xóa tất cả các thông tin liên quan đến thông tin cần xóa, khi đó
bạn mới xóa được.
2.3. Lưu trữ văn bản đến
Mục đích: Sử dụng để cập nhật, quản lý thông tin văn bản được gửi đến.

Mô tả: Được sử dụng để cập nhật thông tin văn bản được gửi đến cơ quan.
Sử dụng chức năng này để sau này hỗ trợ thống kê cũng như tìm kiếm văn bản
được thuận lợi và nhanh hơn.
Cách sử dụng:
-         Để thêm mới văn bản, bạn bấm nút

(Thêm mới) hoặc sử dụng

phím nóng (Ctrl+N) để tạo văn bản mới.
-         Bạn nhập thông tin văn bản đến vào các ô text trên mục văn bản
đến.
-         Để thiết lập người ký duyệt (tự động hiển thị mỗi khi tạo văn bản
mới), bạn click vào nút

sau đó nhập các thông tin người ký,

người nhận,… vào các ô text vào lưu lại.
-         Bạn nhập các thông tin trích yếu, nội dung văn bản đến.
-         Để nhập file đính kèm, bạn click chọn nút

ở dư