UBND TỈNH ĐỒNG THÁP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Độc lập -Tự do -Hạnh phúc

Số: 124

/HD-SGDĐT

Đồng Tháp, ngày 10 tháng 10 năm 2023

HƯỚNG DẪN
Về việc thực hiện, sử dụng hồ sơ điện tử
tại các cơ sở giáo dục tiểu học kể từ năm học 2023 - 2024
Thực hiện các văn bản:
- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Bộ Giáo dục
và Đào tạo (GDĐT) về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của
Ngành Giáo dục;
- Thông tư số 28/2020/TT-BGDĐT ngày 04 tháng 9 năm 2020 của Bộ GDĐT Ban
hành Điều lệ Trường tiểu học;
- Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-BGDĐT ngày 28 tháng 9 năm 2016 của Bộ
GDĐT ban hành Quy định đánh giá học sinh tiểu học;
- Chỉ thị số 138/CT-BGDĐT ngày 18 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ
GDĐT về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng hồ sơ, sổ sách trong nhà trường;
- Công văn số 1315/BGDĐT-GDTH ngày 16 tháng 4 năm 2020 của Bộ GDĐT
về việc hướng dẫn sinh hoạt chuyên môn thực hiện Chương trình giáo dục phổ thông
cấp Tiểu học;
- Thông tư số 27/2020/TT-BGDĐT ngày 04 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ
GDĐT ban hành Quy định đánh giá học sinh tiểu học;
- Công văn số 2345/BGDĐT-GDTH ngày 07 tháng 6 năm 2021 của Bộ GDĐT
về việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch giáo dục nhà trường cấp Tiểu học;
- Quyết định số 4725/QĐ-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2022 của Bộ GDĐT
ban hành Bộ chỉ số đánh giá mức độ chuyển đổi số của cơ sở giáo dục phổ thông và giáo
dục thường xuyên;
- Công văn số 4771/BGDĐT-CNTT ngày 31 tháng 8 năm 2023 của Bộ GDĐT về
việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và
thống kê giáo dục năm học 2023 - 2024;
- Quyết định số 2904/QĐ-BGDĐT ngày 07 tháng 10 năm 2022 của Bộ GDĐT về
việc Đính chính Phụ lục I và Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư số 27/2020/TTBGDĐT;
- Quyết định số 861/QĐ-UBND-HC ngày 05 tháng 8 năm 2022 của Uỷ ban nhân
dân (UBND) tỉnh Đồng Tháp về việc ban hành Đề án chuyển đổi số tỉnh Đồng Tháp;
- Quyết định số 1412/QĐ-UBND-HC ngày 23 tháng 12 năm 2022 của UBND tỉnh
Đồng Tháp về việc ban hành Đề án chuyển đổi số ngành giáo dục tỉnh Đồng Tháp;
- Công văn số 648/SGDĐT-GDTH ngày 09 tháng 6 năm 2020 của Sở GDĐT về
việc hướng dẫn sinh hoạt chuyên môn kể từ năm học 2020 - 2021;

2
Sở GDĐT tỉnh Đồng Tháp hướng dẫn thực hiện, sử dụng một số loại hồ sơ điện
tử tại các cơ sở giáo tiểu học kể từ năm học 2023 - 2024, như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và quản lí các hoạt động
chuyên môn trong các cơ sở giáo dục có lớp tiểu học; tăng cường chuyển đổi số trong
giáo dục, sử dụng hồ sơ điện tử để nâng cao hiệu quả công tác quản lí giáo dục; Tiếp tục
thực hiện tinh giản hồ sơ, sổ sách trong nhà trường theo Chỉ thị số 138/CT-BGDĐT ngày
18 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ GDĐT về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng
hồ sơ, sổ sách trong nhà trường.
Thực hiện thí điểm một số nội dung chuyển đổi số (Học bạ điện tử, Thư viện số,
Quản lí hồ sơ chuyên môn trên môi trường số) theo kế hoạch của Bộ GDĐT. Tăng
cường đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin; bồi dưỡng đội ngũ về kĩ năng
công nghệ thông tin sẵn sàng triển khai thực hiện các nội dung cụ thể về chuyển đổi số
theo kế hoạch.
2. Yêu cầu
a) Sử dụng hồ sơ điện tử
- Việc sử dụng một số loại hồ sơ điện tử phải đảm bảo đúng quy định, hiệu quả,
tiết kiệm, thống nhất, liên thông và đồng bộ trong các cơ sở giáo dục có lớp tiểu học trên
địa bàn tỉnh Đồng Tháp.
- Quá trình vận hành, sử dụng phải đảm bảo yêu cầu bảo mật, an toàn, chính xác,
toàn vẹn, có thể xác thực, truy vết trên môi trường điện tử; có chế độ sao lưu dự phòng
đảm bảo không bị mất dữ liệu hoàn toàn và được in dưới dạng hồ sơ giấy để lưu trữ theo
đúng quy định của ngành GDĐT, đáp ứng các yêu cầu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
- Cán bộ quản lí, giáo viên, nhân viên được hướng dẫn, tập huấn và sử dụng thành
thạo hồ sơ điện tử trong nhà trường.
- Đảm bảo công khai, minh bạch và trung thực trong quản lí và sử dụng hồ sơ điện tử.
b) Quản lí hồ sơ điện tử
- Việc quản lí hồ sơ điện tử phải thực hiện đảm bảo theo quy định1.
- Việc sử dụng phần mềm, ứng dụng quản lí trường học để cập nhật thông tin vào
hồ sơ điện tử yêu cầu đơn vị sử dụng phần mềm, ứng dụng phải đảm bảo các tính năng
về nhập liệu, xử lí dữ liệu đảm bảo theo quy định.
- Việc cập nhật dữ liệu vào hồ sơ điện tử thông qua phần mềm, ứng dụng phải thực
hiện theo tiến độ kế hoạch giáo dục của nhà trường, đảm bảo cho việc kiểm tra thực hiện
quy chế chuyên môn qua môi trường mạng.
- Hồ sơ được nhà trường tổ chức in ấn, sao lưu theo định kì và không định kì theo
đúng quy định.

Thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT và Điều 21 của Thông tư số 28/2020/TTBGDĐT
1

3
II. NỘI DUNG
1. Quy định chung về hồ sơ điện tử
- Các loại hồ sơ được quy định tại hướng dẫn này được quy định tại Điều 21 của
Thông tư số 28/2020/TT-BGDĐT ngày 04 tháng 9 năm 2020 của Bộ GDĐT Ban hành
Điều lệ Trường tiểu học và các hồ sơ khác theo quy định của Bộ GDĐT2.
- Cán bộ quản lí, giáo viên và nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lí, dạy học được sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy đảm bảo yêu cầu của
công tác lưu trữ và có giá trị như hồ sơ giấy.
- Hồ sơ điện tử được tạo ra bằng các ứng dụng văn phòng thông dụng (Word,
Excel, Pdf,...) được lưu trữ bằng nhiều hình thức khác nhau, đáp ứng được yêu cầu tra
cứu, chia sẻ, kiểm tra nhanh vào mọi thời điểm; có phương án sao lưu dự phòng đảm
bảo không xảy ra sự cố mất hoàn toàn dữ liệu;...
Hồ sơ điện tử phải được xây dựng theo đúng mẫu của hồ sơ giấy theo các quy định
của ngành, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và đóng tập như hồ sơ giấy.
2. Sử dụng hồ sơ điện tử
Tuỳ điều kiện thực tế, nhà trường triển khai quản lí hồ sơ trên nền tảng công nghệ
thông tin. Ứng dụng công nghệ thông tin trong đánh giá kết quả rèn luyện và học
tập học sinh theo lộ trình phù hợp với thực tế của cơ sở giáo dục.
Cán bộ quản lí, giáo viên và nhân viên ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lí, dạy học phải đảm bảo tốt các yêu cầu nêu trên.
Các đơn vị có thể thực hiện hồ sơ điện tử theo gợi ý tại Phụ lục I, đính kèm Công văn.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Phòng Giáo dục Mầm non - Tiểu học, Sở Giáo dục và Đào tạo
- Thẩm định nội dung phần mềm hồ sơ điện tử đúng theo quy định chuyên môn
của Bộ GDĐT đối với các đơn vị liên kết.
- Hướng dẫn thực hiện, tổ chức kiểm tra việc sử dụng, khai thác hồ sơ điện tử tại
các nhà trường đảm bảo tính đồng bộ, liên thông hiệu quả ở các cơ sở giáo dục tiểu học
và từng Phòng GDĐT huyện, thành phố.
- Hướng dẫn thực hiện quy chế chuyên môn trên cơ sở nền tảng hồ sơ điện tử.
- Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các đơn vị sử dụng có hiệu quả hồ sơ
điện tử.
2. Phòng Giáo dục và Đào tạo các huyện, thành phố
- Tổ chức triển khai, hướng dẫn và quản lí các cơ sở giáo dục có lớp tiểu học trên
địa bàn trong việc quản lí thực hiện hồ sơ điện tử.
- Rà soát việc khai thác, sử dụng phần mềm quản lí trường học tại các nhà trường;
Yêu cầu các đơn vị đã liên kết điều chỉnh, bổ sung, cập nhật nội dung phần mềm chưa

2
Công văn số 2345/BGDĐT-GDTH ngày 07 tháng 6 năm 2021 của Bộ GDĐT về việc hướng dẫn xây
dựng kế hoạch giáo dục nhà trường cấp Tiểu học; Công văn số 648/SGDĐT-GDTH ngày 09 tháng 6 năm 2020
của Sở GDĐT về việc hướng dẫn sinh hoạt chuyên môn kể từ năm học 2020 - 2021.

4
đảm bảo theo yêu cầu của Bộ GDĐT, Sở GDĐT; Chỉ đạo các cơ sở giáo dục thuộc địa
bàn quản lí chuyên môn, sử dụng hiệu quả hồ sơ điện tử.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hỗ trợ các nhà trường trong việc sử dụng phần mềm
quản lí trường học; tăng cường kiểm tra việc khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử.
- Báo cáo công tác triển khai thực hiện hồ sơ điện tử tại các cơ sở giáo dục tiểu học
trên địa bàn về Sở GDĐT (qua Phòng Giáo dục Mầm non - Tiểu học) theo định kì báo
cáo học kì I (trước ngày 15/01) và và cuối năm học (trước ngày 30/5) theo đề cương báo
cáo Phụ lục II đính kèm và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu. Đồng thời, báo cáo số lượng
hồ sơ điện tử thực hiện trong các cơ sở giáo dục tiểu học thuộc địa bàn quản lí trước
ngày 20 tháng 10 hằng năm bằng cách nhập trực tiếp vào đường link:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16xNJwr5NmP2zQTzsRNRGkoUXGL7
23c7xIvYV3SAcHwc/edit?usp=sharing
3. Các cơ sở giáo dục có lớp tiểu học
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và quản lí các hoạt động
chuyên môn trong đơn vị; tăng cường chuyển đổi số trong giáo dục, sử dụng hồ sơ điện
tử để nâng cao hiệu quả công tác quản lí giáo dục.
- Xây dựng quy chế, quy định quản lí, sử dụng hồ sơ điện tử của đơn vị. Lưu ý đến
việc đảm bảo nội dung (đúng, đủ, dễ hiểu,…) theo quy định; đảm bảo độ bảo mật, bảo
quản bảo mật chứng thư số, chữ kí số,...
- Xây dựng quy chế, quy định quản lí, sử dụng hồ sơ điện tử của đơn vị (lưu ý đến
việc bảo quản bảo mật chứng thư số, chữ kí số).
- Tổ chức bồi dưỡng về kĩ năng khai thác, sử dụng phần mềm, ứng dụng đến toàn
thể cán bộ quản lí, giáo viên, nhân viên nhà trường; tổ chức cập nhật thông tin, dữ liệu
vào hồ sơ điện tử đúng tiến độ và hướng dẫn của cơ quan quản lí. Thông tin đến cha mẹ
học sinh để tạo sự đồng thuận về việc sử dụng hồ sơ điện tử của nhà trường. Tự chủ, tự
chịu trách nhiệm giải trình với các cấp quản lí, cha mẹ học sinh việc sử dụng phần mềm
quản lí, dạy học, đánh giá học sinh,…
- Tổ chức tổng hợp kết quả thực hiện, những khó khăn vướng mắc, những đề xuất
kiến nghị báo cáo về cơ quan quản lí trực tiếp để cơ quan quản lí nắm bắt, theo dõi, phối
hợp giải quyết.
4. Thanh tra, kiểm tra và giám sát
- Các khâu trong quá trình thực hiện quản lí và sử dụng hồ sơ điện tử đều chịu sự
thanh tra, kiểm tra, giám sát của Sở GDĐT và Phòng GDĐT.
- Hiệu trưởng nhà trường thường xuyên tổ chức kiểm tra, hỗ trợ, giúp đỡ việc thực
hiện hồ sơ điện tử của tổ chuyên môn, giáo viên.
- Thanh tra, kiểm tra trực tiếp trên Hệ thống cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lí
của trường và các loại hồ sơ liên quan khi có yêu cầu của đoàn thanh tra, kiểm tra cấp trên.
5. Lưu ý
Khi liên kết với các đơn vị, đối tác để thực hiện hồ sơ điện tử, các đơn vị cần quan tâm:
- Năng lực triển khai một cách toàn diện, mức độ đáp ứng được các yêu cầu của
ngành, sự uy tín, kinh nghiệm triển khai,…

5
- Cơ sở pháp lí, đảm bảo tính bảo mật, chất lượng về an toàn kĩ thuật, cơ sở hạ tầng
công nghệ thông tin, đúng với quy định chuyên môn của ngành, quy định của pháp luật,
thuận lợi trong sử dụng, sự đồng thuận cha mẹ học sinh,...
Trên đây là hướng dẫn thực hiện, sử dụng hồ sơ điện tử tại các cơ sở giáo dục tiểu
học kể từ năm học 2023 - 2024. Sở GDĐT đề nghị các đơn vị nghiên cứu trong quá trình
triển khai phù hợp với thực tế đơn vị. Trong quá trình triển khai có vướng mắc liên hệ
Sở GDĐT (qua Phòng Giáo dục Mầm non - Tiểu học) để được hướng dẫn thực hiện./.
Nơi nhận:
- Phòng GDĐT (để thực hiện);
- Trường NDTKT, Tương Lai (để thực hiện);
- UBND huyện, thành phố (để biết);
- Giám đốc và các Phó Giám đốc (để báo cáo);
- Lưu: VT, GDMNTH (02b), E (01b).

KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC

Nguyễn Minh Tâm

6
Phụ lục I
GỢI Ý MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
(Đính kèm Hướng dẫn số 124 /HD-SGDĐT ngày 10 /10/2023 của Sở GDĐT)
I. MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
1. Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục của lớp
Là bản giấy được Hiệu trưởng nhà trường chỉ đạo các thành viên quản trị hệ thống
phần mềm, ứng dụng quản lí trường học (sau đây gọi là Ban quản trị) phối hợp Văn
phòng nhà trường in từ biểu mẫu trên phần mềm, ứng dụng quản lí trường học theo đúng
biểu mẫu quy định tại Thông tư, văn bản của Bộ GDĐT3, trong đó đã có danh sách học
sinh của từng lớp được phân công giảng dạy.
2. Học bạ điện tử
Học bạ điện tử học sinh là dữ liệu điện tử lưu lại toàn bộ kết quả học tập, giáo
dục của từng học sinh và để ghi kết quả tổng hợp đánh giá cuối năm học của học sinh.
Cơ sở giáo dục được phép sử dụng học bạ điện tử thay học bạ giấy nếu thoả mãn
đủ điều kiện: Có sử dụng phần mềm, ứng dụng quản lí chuyên dụng4, dữ liệu xuất ra
đúng chuẩn quy định của cơ sở dữ liệu ngành, giáo viên được trang bị chứng thư số (chữ
kí số).
Học bạ điện tử được in theo hình thức in định kì và in không định kì, đối với học
sinh lớp đầu cấp học, đầu năm học nhà trường in trang bìa và trang thông tin học sinh
từ Học bạ điện tử, dán ảnh học sinh, Hiệu trưởng nhà trường kí, đóng dấu và đóng dấu
giáp lai. Từng lớp học tiếp theo, giáo viên chủ nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào mục “Quá
trình học tập”.
Hiệu trưởng kí số xác nhận kết quả đánh giá của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ
nhiệm trên hệ thống học bạ điện tử vào cuối năm học hoặc xuất học bạ điện tử để trả
cho học sinh khi ra trường, chuyển trường.
3. Sổ đăng bộ
Cơ sở giáo dục chỉ được phép sử dụng sổ đăng bộ điện tử khi cơ sở giáo dục có
trang bị phần mềm, ứng dụng quản lí đăng bộ:
- Sổ đăng bộ điện tử các biểu mẫu in ra phải đúng biểu mẫu theo quy định của ngành.
Nhà trường cập nhật theo dõi học sinh theo từng tuần, tháng, học kì các thông
tin: Bỏ học, chuyển trường, chuyển lớp,... hiệu trưởng thường xuyên theo dõi, chỉ đạo
và quản lí việc cập nhật thông tin học sinh trên hệ thống phần mềm quản lí trường học.
Khi Kết thúc niên khóa, nhà trường tiến hành in sổ đăng bộ, kí xác nhận các trang
in và đóng thành tập, lưu trữ bản in và file dữ liệu xuất từ phần mềm quản lí trường học
dưới dạng file pdf có kí số xác nhận của Hiệu trưởng nhà trường.

3
Văn bản hợp nhất số 03/VBHN-BGDĐT ngày 28 tháng 9 năm 2016 của Bộ GDĐT ban hành Quy định
đánh giá học sinh tiểu học; Thông tư số 27/2020/TT-BGDĐT ngày 04 tháng 9 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ GDĐT
ban hành Quy định đánh giá học sinh tiểu học;
4
Phần mềm quản lý điểm như: VnEdu, SMAS, VietSchool…..

7
4. Các loại hồ sơ quản lí hoạt động giáo dục khác (Kế hoạch dạy học các môn
học, hoạt động giáo dục; kế hoạch sinh hoạt tổ chuyên môn, Sổ ghi chép nội dung
sinh hoạt chuyên môn; kế hoạch bài dạy,…)
Tổ chuyên môn xây dựng kế hoạch dạy học các môn học, hoạt động giáo dục; kế
hoạch sinh hoạt tổ chuyên môn; ghi chép nội dung sinh hoạt chuyên môn, kế hoạch bài
dạy và thực hiện các loại hồ sơ khác bằng các phương tiện công nghệ, sau đó lưu trữ
dạng số (tệp văn bản), không phải in ra giấy. Riêng các loại Kế hoạch phải có phê duyệt
đảm bảo cơ sở pháp lí (bằng chứng thư số hoặc sử dụng bản Scan có chữ kí). Việc lưu
trữ các hồ sơ trên phải đảm bảo an toàn, có thể truy xuất được nhanh chóng, tiện lợi, vào
mọi thời gian, địa điểm, luôn bảo đảm có khả năng dự phòng.
Đối với kế hoạch bài dạy của giáo viên, cuối mỗi bài dạy cần có mục “Điều chỉnh
sau tiết dạy” để cập nhật các nội dung cần thiết sau tiết dạy.
Lưu ý: Các loại hồ sơ quản lí hoạt động giáo dục, nếu đơn vị có trang bị phần
mềm, ứng dụng quản lí đảm bảo được tính pháp lí thì được triển khai dưới dạng hồ sơ số.
II. CÔNG TÁC NHẬP LIỆU, KIỂM TRA
1. Quản lí nhập dữ liệu
a) Quy định chung
- Việc nhập dữ liệu phải thực hiện theo đúng vị trí, chức năng, nhiệm vụ được
phân công theo các quy định quy chế của từng đơn vị (theo các quyết định phân công).
- Người nhập dữ liệu phải nhập đủ thông tin, chính xác, kịp thời; không được
sửa chữa, làm sai lệch thông tin sau khi kết thúc đợt nhập dữ liệu hoặc nhập điểm, mức
đánh giá trên phần mềm quản lí trường học.
- Khi sửa dữ liệu do nhập sai phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng. Việc sửa dữ
liệu được cùng thực hiện bởi người đề nghị sửa dữ liệu và cán bộ quản trị hệ thống
phần mềm quản lí trường học; nội dung sửa, thời gian sửa phải được ghi rõ trong biên
bản có chữ kí xác nhận của 03 (ba) người thực hiện (Thủ trưởng cơ sở giáo dục, người
đề nghị sửa dữ liệu, cán bộ quản trị hệ thống phần mềm).
- Hiệu trưởng nhà trường quyết định việc đóng và mở khóa hệ thống phần mềm
nhập liệu theo định kì hoặc không định kì.
b) Quy định về thời gian nhập liệu bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục của lớp
- Đối với điểm kiểm tra định kì: Giáo viên chủ nhiệm/giáo viên bộ môn (giáo
viên) nhập điểm kiểm tra, mức đánh giá đúng năng lực, phẩm chất của học sinh để nhập
vào bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục của lớp. Căn cứ vào kế hoạch giáo dục
nhà trường, Hiệu trưởng quy định thời hạn hoàn thành việc nhập điểm kiểm tra, mức
đánh giá trong mỗi học kì.
- Đối với điểm kiểm tra, đánh giá giữa kì: phải nhập điểm vào bảng tổng hợp
chậm nhất 07 (bảy) ngày làm việc tính từ ngày kết thúc kiểm tra.
- Đối với điểm kiểm tra, đánh giá cuối kì: phải nhập điểm ngay sau khi bài đã
chấm, trả và chữa bài cho học sinh; hoàn thành cập nhật điểm chậm nhất sau 07 (bảy)
ngày làm việc tính từ ngày kiểm tra.
- Kết quả đánh giá lại các môn học, rèn luyện trong kì nghỉ hè của học sinh (nếu
có) hoàn thiện trước 15 tháng 8 hằng năm.

8
2. Quy định chỉnh sửa dữ liệu, chỉnh sửa mức đánh giá
- Khi phát hiện dữ liệu bị nhập sai (sai điểm, sai mức đánh giá,…), giáo viên, cá
nhân liên quan phải lập biên bản chỉnh sửa dữ liệu, phải lưu trữ đầy đủ minh chứng cho
những trường hợp đó (như bài kiểm tra học sinh, sản phẩm học tập của học sinh,…).
- Quy trình thực hiện như sau: Giáo viên lập biên bản đề nghị chỉnh sửa dữ liệu
và kèm theo minh chứng; trình biên bản để Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt; khi được
Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt đồng ý, giáo viên (hoặc cá nhân liên quan) cùng cán
bộ quản trị hệ thống phần mềm quản lí trường học tiến hành chỉnh sửa dữ liệu. Ngay
sau khi sửa xong, Hiệu trưởng nhà trường, cán bộ quản trị hệ thống và giáo viên kí vào
biên bản chỉnh sửa dữ liệu và lưu giữ hồ sơ kèm theo minh chứng đến khi học sinh ra trường.
- Hạn cuối cùng để sửa điểm, sửa mức đánh giá,… do Hiệu trưởng nhà trường
quy định theo kế hoạch giáo dục năm học của nhà trường.
- Sau khi giáo viên sửa điểm kiểm tra, đánh giá,…; cán bộ quản trị hệ thống
phần mềm quản lí phần mềm phải khóa hệ thống nhập điểm kiểm tra, đánh giá,… ngay
trên phần mềm.
3. Công tác kiểm tra hồ sơ điện tử
- Hồ sơ điện tử định kì được kiểm tra theo quy định thực hiện qua hệ thống phần
mềm quản lí trường học hoặc qua hình thức phù hợp (Email, Google Drive,
Onenote,….); Hồ sơ khi kiểm tra phải được gửi theo dạng tệp tin đính kèm (không gửi
dạng liên kết).
- Việc kiểm tra hồ sơ điện tử đột xuất được thực hiện theo điều kiện thực tế tại
thời điểm kiểm tra, cán bộ, giáo viên có thể khai thác truy xuất được tài liệu cần kiểm tra.
- Thủ trưởng đơn vị ban hành quyết định phân công cán bộ phụ trách quản trị
phần mềm để kiểm tra hồ sơ của trường, phân công các cán bộ quản lí, tổ trưởng/nhóm
trưởng chuyên môn nhận xét định kì kế hoạch bài dạy của giáo viên.
- Cán bộ quản lí phụ trách được phân công chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính
bảo mật của tài khoản phần mềm.
III. TỔ CHỨC IN ẤN, LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
1. In ấn hồ sơ điện tử
Các loại hồ sơ thuộc danh mục quy định tại Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT
ngày 03 tháng 12 năm 2016 của Bộ GDĐT về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên
môn nghiệp vụ của Ngành Giáo dục thì phải in ra bảo quản theo quy định.
Hồ sơ điện tử in ấn phải đúng các biểu mẫu do Bộ GDĐT quy định.
Hồ sơ phải được in ấn trên chất liệu giấy có độ bền cao, mực có độ bám dính đảm
bảo lưu trữ lâu dài theo quy định. Các bìa của các loại hồ sơ phải được in trên giấy bìa
cứng, Hồ sơ được in ra phải được đóng thành tập có dấu giáp lai và xác nhận của thủ
trưởng cơ sở giáo dục.
Quy định thời gian in ấn của một số loại hồ sơ điện tử:
- Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục của lớp: In sau khi hoàn thành sau
khi hoàn thành năm học và học sinh đã hoàn tất việc rèn luyện đánh giá (nếu có) và lưu
trữ theo quy định.

9
- Sổ đăng bộ: In hoàn chỉnh để lưu trữ sau khi kết thúc niên khóa và lưu trữ theo
quy định.
- Học bạ điện tử:
Sau khi kết thúc năm học, sau khi giáo viên đã hoàn tất việc kí số học bạ xét đề
nghị của Ban quản trị, thủ trưởng các cơ sở giáo dục quyết định việc khóa học bạ của
năm học đó. Người quản trị hệ thống của đơn vị phối hợp cùng bộ phận văn phòng nhà
trường có trách nhiệm in ấn học bạ cho học sinh cuối cấp từ phần mềm.
Kết thúc năm học, sau khi cập nhật đầy đủ dữ liệu, kí số ở học bạ điện tử, các đơn
vị lưu trữ dữ liệu học bạ điện tử của các lớp được xuất ra từ phần mềm ghi vào đĩa CD
hoặc thiết bị nhớ có dán nhãn để lưu trữ và bảo quản theo quy định lưu trữ hồ sơ hiện hành.
Trường hợp học sinh có nhu cầu sử dụng học bạ phục vụ: làm hồ sơ tham dự các
kì thi, hội thi, hội khỏe Phù Đổng, chuyển trường,… Nhà trường in hoàn chỉnh học bạ
(bao gồm cả các trang trống); đóng thành tập, hoàn chỉnh, kí tên, đóng dấu các trang đã
sử dụng theo quy định và trả học bạ cho học sinh (nếu học sinh chuyển trường trong tỉnh
ngoài việc trả học bạ cho học sinh nhà trường chuyển dữ liệu điện tử của học sinh cho
trường học sinh chuyển đến để nhà trường nơi học sinh chuyển đến lưu trữ, tiếp tục cập
nhật dữ liệu điện tử cho học sinh đó cho hết năm học và các năm tiếp theo).
- Sổ chủ nhiệm:
+ In định kì sau khi kết thúc năm học.
+ In không định kì phục vụ cho công tác kiểm tra theo kế hoạch của Nhà trường,
cơ quan quản lí giáo dục
2. Lưu trữ hồ sơ điện tử
Toàn bộ các file dữ liệu Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục của lớp, Học
bạ điện tử, Sổ đăng bộ từng năm học của nhà trường được xuất thành file PDF và Hiệu
trưởng nhà trường kí số để lưu trữ vào kho dữ liệu điện tử của nhà trường theo quy định
bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ
điện tử).
Thủ trưởng đơn vị là người trực tiếp bảo quản tài liệu số được lưu trữ của đơn vị:
Sao lưu ra thành 03 bản có kiểm tra định kì (trong trường hợp thiết bị lưu trữ hồ sơ số
(USB, thẻ nhớ, đĩa CD) bị hỏng phải tiêu hủy có biên bản tiêu hủy).
IV. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁ NHÂN TỔ CHỨC LIÊN QUAN
1. Trách nhiệm của Hiệu trưởng
- Ban hành Quyết định thành lập Ban Quản trị phần mềm quản lí của nhà trường,
phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
- Cung cấp và quản lí tất cả các tài khoản sử dụng Hệ thống phần mềm.
- Xây dựng và ban hành quy trình vận hành, quản lí và sử dụng, trong đó lưu ý
đến các vấn đề sau:
+ Quy định trách nhiệm cá nhân của mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên khi tham
gia sử dụng.

10
+ Quy định về bảo mật, an toàn thông tin và tài khoản người dùng theo quy định
hiện hành của pháp luật.
+ Quyết định thời gian mở/khóa bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục của
lớp; quy định các thủ tục cập nhật số liệu bảng tổng hợp.
- Tổ chức tập huấn, tạo điều kiện thuận lợi cho giáo viên, nhân viên của nhà
trường tham gia sử dụng, khai thác Hệ thống phần mềm một cách hiệu quả, đúng chức
năng, nhiệm vụ được phân công.
- Kiểm tra, giám sát hồ sơ điện tử của giáo viên; phê duyệt việc sửa chữa điểm,
sửa chữa mức đánh giá của giáo viên môn học.
- Trường hợp học sinh mất Học bạ xin cấp lại thì Hiệu trưởng nhà trường cấp
bản xác nhận kết quả học tập, đánh giá năng lực, phẩm chất của học sinh theo quy định
hiện hành.
- Quyết định xử lí theo thẩm quyền, đề nghị các cấp có thẩm quyền quyết định
xử lí đối với cá nhân vi phạm; quyết định khen thưởng theo thẩm quyền, đề nghị cấp
có thẩm quyền khen thưởng đối với tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện
tốt quy định này.
2. Trách nhiệm chung của các thành viên tham gia sử dụng Hệ thống phần
mềm quản lí nhà trường
- Có trách nhiệm bảo mật tài khoản truy cập, không nhờ hoặc cung cấp tài khoản
cá nhân để người khác làm thay công việc của mình.
- Tùy theo vai trò và trách nhiệm được phân công, có thể phải thực hiện các
nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ sở giáo dục.
- Chỉ thực hiện các thao tác, quy trình nghiệp vụ được cho phép trên phần mềm.
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về thông tin do cá nhân cập nhật lên hệ thống.
- Báo cáo ngay Thủ trưởng cơ sở giáo dục về các vấn đề bất thường xảy ra khi
truy cập vào phần mềm.
3. Trách nhiệm của cán bộ quản trị hệ thống phần mềm quản lí trường học
- Hỗ trợ Thủ trưởng cơ sở giáo dục phân quyền sử dụng phần mềm cho các cá
nhân, tổ, nhóm, bộ phận liên quan. Tham mưu cho Hiệu trưởng nhà trường để đảm bảo
các điều kiện vật chất, trang thiết bị phục vụ việc hoạt động của phần mềm quản lí
trường học.
- Quản lí và bảo mật dữ liệu, thực hiện khóa/mở việc nhập liệu trên phần mềm
theo yêu cầu của Hiệu trưởng nhà trường.
- Cập nhật phần mềm kịp thời theo quy chế đánh giá, xếp loại kết quả học tập
của học sinh khi có quyết định thay đổi, điều chỉnh từ các cấp quản lí cấp trên.
- Cập nhật dữ liệu ban đầu vào đầu mỗi năm học hoặc có thay đổi theo sự phân
công của Hiệu trưởng nhà trường.
- Hướng dẫn, hỗ trợ các thành viên sử dụng phần mềm quản lí trường học.
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo nhà trường trong việc nhập liệu các hồ sơ điện tử.

11
4. Trách nhiệm của giáo viên chủ nhiệm
- Cập nhật danh sách và sơ yếu lí lịch học sinh vào đầu năm học hoặc ngay khi
có sự thay đổi nhân thân học sinh.
- Cập nhật, theo dõi nghỉ học và các hoạt động giáo dục của học sinh hàng tuần
vào Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục của lớp theo quy định của Hiệu trưởng
nhà trường.
- Nhập kết quả đánh giá của mỗi học sinh vào bảng tổng hợp và học bạ điện tử.
- Nội dung nhận xét về quá trình học tập, sự tiến bộ và kết quả học tập của học
sinh đáp ứng yêu cầu cần đạt và biểu hiện cụ thể về các thành phần năng lực của từng
môn học, hoạt động giáo dục theo Chương trình giáo dục phổ thông cấp Tiểu học.
- Kết quả được lên lớp hoặc không được lên lớp; được công nhận hoàn thành
chương trình tiểu học; khen thưởng.
- Kết quả đánh giá lại các môn học, rèn luyện trong kì nghỉ hè của học sinh (nếu có).
- Kiểm soát và kí xác nhận trong bảng tổng hợp và học bạ điện tử; lấy chữ kí
xác nhận của từng giáo viên môn học (đối với HBĐT) và của Hiệu trưởng nhà trường.
5. Trách nhiệm của giáo viên môn học
- Thực hiện đầy đủ nhập liệu về điểm, đánh giá học sinh theo quy định của Bộ
GDĐT. Trực tiếp nhập điểm kiểm tra, mức đánh giá học sinh của các lớp mình được
phân công giảng dạy lớp và môn học vào Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục của
lớp đảm bảo chính xác, công khai theo quy định của Bộ GDĐT (phối hợp tốt với giáo
viên chủ nhiệm).
- Báo cáo đề xuất với Ban quản trị về vấn đề sự cố lỗi cập nhật hệ thống phần
mềm hoặc các vấn đề khó khăn, vướng mắc khác liên quan đến công việc nhập điểm,
mức đánh giá.
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

12
Phụ lục II
MẪU ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO
(Đính kèm Hướng dẫn số
/HD-SGDĐT ngày /10/2023 của Sở GDĐT)
UBND HUYỆN/TP/SỞ GDĐT…

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO/TRƯỜNG5…

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
…, ngày

tháng năm 202

BÁO CÁO
Về việc triển khai thực hiện hồ sơ điện tử
trong cơ sở giáo dục có lớp tiểu học học kì I/cuối năm năm học 202.. - 20..
Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo.
Thực hiện Hướng dẫn số /HD-SGDĐT ngày tháng 10 năm 2023 của Sở Giáo
dục và Đào tạo (GDĐT) về việc thực hiện, sử dụng một số loại hồ sơ điện tử tại các cơ
sở giáo dục (CSGD) có lớp tiểu học kể từ năm học 2023 - 2024, Phòng
GDĐT/Trường…báo cáo kết quả triển khai thực hiện học kì I/cuối năm năm học 202…202..như sau:
I. CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO, TRIỂN KHAI
II. KẾT QUẢ NỘI DUNG THỰC HIỆN
1. Số liệu
Tổng số CSGD có lớp tiểu học:…đơn vị
Tổng số CSGD có lớp tiểu học triển khai thực hiện hồ sơ điện tử:…đơn vị.
2. Triển khai thực hiện các hồ sơ điện tử
a) Sổ đăng bộ điện tử
- Số CSGD có lớp tiểu học thực hiện:
- Cách triển khai, quy trình thực hiện:
- Thuận lợi:
- Khó khăn, vướng mắc:
- Kiến nghị, đề xuất:
b) Học bạ điện tử:
- Số CSGD có lớp tiểu học thực hiện:
- Cách triển khai, quy trình thực hiện:
- Thuận lợi:
- Khó khăn, vướng mắc:
- Kiến nghị, đề xuất:
5

Trường NDTKT-Tương Lai.

13
c) Kế hoạch…
- Số CSGD có lớp tiểu học thực hiện:
- Cách triển khai, quy trình thực hiện:
- Thuận lợi:
- Khó khăn, vướng mắc:
- Kiến nghị, đề xuất:
d) Các loại hồ sơ khác (nếu có)
…
3. Cách phê duyệt của các nhà trường đối với các loại hồ sơ cần phê duyệt
Nêu cụ thể từng loại hồ sơ
…
4. Giới thiệu cách làm hay trong triển khai Hồ sơ điện tử
…
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG
1. Thuận lợi
…
2. Khó khăn, vướng mắc, nguyên nhân
…
IV. KIẾN NGHỊ - ĐỀ XUẤT
…
V. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN TRONG THỜI GIAN TỚI
…
Trên đây là báo cáo của Phòng GDĐT/Trường…. về việc triển khai thực hiện hồ
sơ điện tử trong cơ sở giáo dục có lớp tiểu học học kì I/cuối năm năm học 20… - 20…
Kính báo cáo Sở GDĐT tỉnh Đồng Tháp./.
Nơi nhận:

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

- Như trên (để báo cáo);
-

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO