Chuyên đề 7
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
VÀ BẢO ĐẢM AN TOÀN THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I. KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm, chu trình thông tin trong quản lý nhà nước
a) Khái niệm thông tin trong quản lý
Trong các tổ chức, ở mọi cấp, nhà quản lý đều cần có thông tin để đảm bảo
thực hiện chức năng quản lý của mình. Hiệu quả của quản lý liên quan chặt chẽ tới
số lượng và chất lượng của thông tin mà nhà quản lý nhận được.
Theo khoản 1, Điều 2 Luật Tiếp cận thông tin năm 2016, thông tin được hiểu
là “tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới
dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi
âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra”.
1

Thông tin trong quản lý phải gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu
quản lý. Mọi thông tin quản lý đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và
nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Ngược lại, mọi quyết định quản lý đều phải chứa
đựng thông tin, và sản phẩm của quyết định quản lý cũng chính là thông tin. Có thể
xem thông tin quản lý như hệ thần kinh của hệ thống quản lý, nó tác động đến tất
cả mọi khâu của quá trình quản lý. Chính vì vậy, “thông tin vừa là sản phẩm vừa là
đối tượng của hoạt động quản lý”228. Thông tin không chỉ đơn thuần là kết quả phản
ánh tri thức mà quan trọng hơn, thông tin còn là yếu tố không thể thiếu để các nhà
lãnh đạo, quản lý ra quyết định chính xác và hiệu quả.
Từ những phân tích trên có thể hiểu thông tin trong quản lý là toàn bộ thông
tin phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
Nguyễn Khắc Khoa (2013), Giáo trình Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước, Học viện Hành chính Quốc
gia, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
228

2

b) Khái niệm thông tin trong quản lý nhà nước
Theo Điều 2 Luật Tiếp cận thông tin năm 2016, thông tin do cơ quan nhà
nước tạo ra là “tin, dữ liệu được tạo ra trong quá trình cơ quan nhà nước thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật, được người có thẩm
quyền của cơ quan nhà nước đó ký, đóng dấu hoặc xác nhận bằng văn bản“.
Thông tin trong quản lý nhà nước có nội hàm rộng, bao gồm không chỉ
những thông tin từ cơ quan nhà nước mà còn gồm những thông tin phản hồi từ
người dân nhằm giúp cơ quan nhà nước điều chỉnh chính sách cũng như hoạt động
quản lý hiệu quả hơn, đồng thời bao hàm cả những thông tin được cung cấp tới
người dân. Đó là những thông tin liên quan tới hoạt động quản lý nhà nước mà
người dân được phép tiếp cận và có quyền truy xuất, ngoại trừ những thông tin gây
tổn hại tới bí mật, an ninh quốc gia và quyền riêng tư của người khác.
Nói một cách ngắn gọn, thông tin trong quản lý nhà nước có thể hiểu:
- Là tất cả những thông tin thuộc quyền sở hữu của các cơ quan nhà nước, ví
dụ như thông tin về các hoạt động, những thủ tục, hồ sơ giấy tờ, văn bản pháp luật
của nhà nước; những thông tin phản hồi từ phía người dân về hoạt động của nhà
nước nhằm giúp nhà nước điều chỉnh hoạt động quản lý hiệu quả hơn.
- Đối với thông tin không thuộc loại bí mật, an ninh quốc gia hoặc có thể gây
ảnh hưởng tới lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân khác trong xã hội thì được
công bố rộng rãi với người dân theo quy định.
Như vậy, thông tin trong quản lý nhà nước là loại thông tin đặc biệt. Nó giúp
người dân có cái nhìn cụ thể hơn về những quyền lợi mà mình được hưởng cũng
như chất lượng và trách nhiệm công việc của các cơ quan trong bộ máy nhà nước.
Không phải ngẫu nhiên mà quyền được tiếp cận thông tin là một thành tố quan
trọng của quyền tự do thông tin - một quyền cơ bản của con người, được xác định
trong Tuyên bố nhân quyền thế giới năm 1948 và trong các văn bản pháp luật của
Việt Nam. Quyền tự do thông tin bao gồm tìm kiếm, thu thập, phổ biến và quyền
3

được tiếp cận thông tin. Trong đó quyền được tiếp cận thông tin dùng để chỉ quyền

4

của công chúng được biết thông tin nhà nước, theo cách chủ động công khai từ phía
Nhà nước hoặc thực hiện quyền yêu cầu từ phía người dân, nhằm thỏa mãn nhu cầu
thông tin của mình cũng như bảo vệ và thực hiện các quyền năng khác được pháp
luật ghi nhận. Như vậy, việc tạo ra một hành lang pháp lý rõ ràng trong vấn đề này
sẽ giúp người dân dễ dàng thực thi quyền được thông tin và cũng hạn chế những
hành vi trục lợi cá nhân từ những nguồn thông tin đáng ra phải được công khai cho
toàn xã hội.
Tóm lại, thông tin trong quản lý nhà nước là toàn bộ thông tin do các cơ
quan nhà nước tạo ra và phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước. Thông tin trong
quản lý nhà nước vừa là công cụ, là phương tiện phục vụ cho hoạt động quản lý
nhà nước, vừa là tài sản mà nhà nước cần đầu tư, xây dựng để tài sản đó ngày càng
đảm bảo về lượng và chất, từ đó Nhà nước cần phải có phương pháp quản lý giá trị
tài sản đó.
c) Chu trình thông tin trong quản lý nhà nước
Chu trình thông tin trong quản lý nhà nước có thể được trình bày dưới góc độ
khoa học hệ thống như sau:
Thông tin từ ngoài vào

Chủ thể quản lý

Thông tin
thực hiện

Đối tượng quản lý

Thông tin
quyết định

Đầu ra
Hình 1. Chu trình thông tin trong quản lý nhà nước

5

Chủ thể quản lý biến đổi các yếu tố đầu vào dạng vật chất (lao động, vốn, đất
đai…) thành các yếu tố đầu ra nằm trong dạng vật chất cụ thể (sản phẩm, dịch
vụ…). Chúng ta có thể thấy rằng phương tiện tiến hành đặc trưng cho hoạt động
quản lý nói chung cũng như hoạt động quản lý nhà nước nói riêng chính là thông
tin, bởi vì tác động quản lý đều được chuyển tới người thực hiện thông qua thông
tin. Trong hoạt động quản lý nhà nước, các tác nghiệp về thu thập, xử lý, truyền đạt
và lưu trữ thông tin chiếm tỷ trọng lớn. Mặt khác, các phương tiện kỹ thuật được sử
dụng trong bộ máy quản lý trong đó đa số có liên quan đến hệ thống thông tin, cũng
là các phương tiện trong quá trình quản lý. Hai loại phương tiện tiến hành trên đây
có quan hệ bổ sung nhau và đều gắn liền với hoạt động trí tuệ của cán bộ công chức
trong bộ máy quản lý nhà nước. Ngay cả các hoạt động trí tuệ và suy luận của con
người cũng được coi là hoạt động xử lý thông tin cao cấp đặc biệt.
Với chu trình trên, thông tin cần được quản lý theo hệ thống. Hệ thống thông
tin là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như các yếu tố vào và xử lý chúng thành
các sản phẩm thông tin là các yếu tố ra. Hệ thống thông tin trong quản lý nhà nước
là hệ thống thông tin thu thập, tích hợp, chia sẻ dữ liệu của các cơ quan hành chính
nhà nước để tổng hợp, phân tích dữ liệu nhằm phục vụ hoạt động quản lý nhà nước
và chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước.
d) Các đặc trưng cơ bản của thông tin trong quản lý nhà nước
- Là tài sản có giá trị của Nhà nước, vì vậy thông tin phải được sắp xếp một
cách khoa học và quản lý có hiệu quả.
- Thông tin trong quản lý nhà nước phong phú và đa dạng, có từ nhiều nguồn
khác nhau và phục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau.
- Thông tin trong quản lý nhà nước được giao cho cán bộ, công chức quản lý,
sử dụng để thực thi công việc, nhưng sở hữu thông tin thuộc về nhà nước, điều này
có nghĩa là cán bộ, công chức không được cung cấp, làm lộ thông tin của Nhà
nước, nếu theo quy định pháp luật, thông tin đó không được cung cấp ra bên ngoài.
6

- Thông tin trong quản lý nhà nước bao gồm cả dưới dạng điện tử và văn bản
giấy, bao gồm thư từ ghi nhớ, sách vở, tài liệu hướng dẫn, các kế hoạch, bản đồ, cơ
sở dữ liệu, thư điện tử, các bản vẽ, sản phẩm nghe nhìn, microfilm v.v…
2. Khái niệm, nguyên tắc quản lý thông tin trong quản lý nhà nước
a) Khái niệm quản lý thông tin trong quản lý nhà nước
Quản lý thông tin của các cơ quan, tổ chức là các hoạt động mà cơ quan, tổ
chức đó tác động vào thông tin nhằm phát huy tối đa các giá trị của thông tin đối
với cơ quan, tổ chức đó, như kết nối, tạo ra các giá trị mới, giảm chi phí trong lao
động, tăng cường hiệu quả, chất lượng và kiểm soát tốt hơn.
Từ những phân tích trên, có thể hiểu quản lý thông tin trong quản lý nhà
nước là việc áp dụng các phương pháp, công nghệ vào quản lý các hệ thống thông
tin, từ hệ thống thông tin đầu vào cho đến hệ thống thông tin đầu ra theo yêu cầu
của quản lý nhà nước.
b) Nguyên tắc quản lý thông tin trong quản lý nhà nước
Việc quản lý thông tin trong quản lý nhà nước cần tuân thủ các nguyên tắc
sau:
Về nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin:
- Bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, đồng bộ, tránh chồng chéo, lãng phí
trong đầu tư xây dựng hệ thống thông tin.
- Bảo đảm khả năng kết nối, tích hợp, chia sẻ thông tin thông suốt giữa các
hệ thống thông tin theo chiều dọc và chiều ngang.
- Tuân thủ quy định của pháp luật về đầu tư công nghệ thông tin, văn thư,
lưu trữ, an ninh, an toàn thông tin và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Bảo đảm tuân thủ Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, Kiến trúc
Chính phủ điện tử cấp bộ, Kiến thức Chính quyền điện tử cấp tỉnh; tiêu chuẩn kỹ
thuật, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu
phục vụ kết nối hệ thống thông tin; tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về cấu trúc
7

thông điệp dữ liệu trao đổi giữa các hệ thống thông tin.

8

Về nguyên tắc cập nhật, khai thác dữ liệu từ hệ thống thông tin:
- Việc cập nhật dữ liệu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời, thống
nhất từ địa phương đến trung ương để đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành
của cơ quan hành chính nhà nước.
- Việc khai thác dữ liệu của các bộ, cơ quan, địa phương trên cơ sở phân định
quyền hạn, trách nhiệm cụ thể, đồng thời tuân thủ Luật Tiếp cận thông tin.
- Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, hoạt động ổn định và lưu trữ lâu dài,
đúng mục đích, tạo thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu cung cấp
thông tin.
- Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng
thông tin theo quy định của pháp luật.
c) Quyền và trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng dữ liệu trên hệ thống
thông tin
- Các cơ quan hành chính nhà nước được quyền khai thác cơ sở dữ liệu về
thông tin theo phân cấp quản lý.
- Các bộ, cơ quan, địa phương tham gia thu thập, xử lý, cập nhật thông tin
được truy cập và khai thác cơ sở dữ liệu theo phân quyền; được quyền trích xuất dữ
liệu do mình trực tiếp cập nhật để tổ chức thành bộ dữ liệu riêng phục vụ yêu
cầu quản lý, chỉ đạo điều hành của mình và thực hiện công tác tổng hợp, phân tích
dữ liệu và dự báo tình hình, phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành.
- Các cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm thực hiện cung cấp, chia sẻ
và công khai thông tin theo quy định tại Luật Tiếp cận thông tin và văn bản khác có
liên quan.
II. KỸ NĂNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC
1. Lập kế hoạch quản lý
Kế hoạch là việc quyết định những vấn đề (công việc) phải làm; làm như thế
9

nào; khi nào làm và ai làm v.v... (5W + 1H).

10

Để nguồn tài sản thông tin phát huy giá trị của nó, nhà nước cần có sự đầu
tư, có kế hoạch phát triển và quản lý để làm gia tăng giá trị của thông tin trong
quản lý nhà nước. Nhà quản lý cần xây dựng kế hoạch quản lý hệ thống thông tin
bao gồm cả hệ thống thông tin đầu vào và hệ thống thông tin đầu ra; quản lý các
thiết bị kỹ thuật quản lý thông tin; cần xác định và phân công công việc rõ ràng
v.v...
Quản lý thông tin có nhiều hoạt động từ việc xây dựng hệ thống thông tin
phù hợp với hoạt động quản lý của từng cơ quan, từng ngành, bởi nhà quản lý giỏi
không chỉ biết nhiều thông tin là được mà phải có hệ thống thông tin phù hợp;
thông tin đó phù hợp, phục vụ cho hoạt động ra quyết định, chính sách của nhà
quản lý. Tiếp đến cần có kế hoạch phát triển cơ sở hạ tầng và nhân sự có chuyên
môn về công nghệ thông tin để họ có thể thiết kế xây dựng hệ thống thông tin số,
giúp cho cơ quan xây dựng, bảo quản hệ thống thông tin được đảm bảo. Vì vậy,
xây dựng kế hoạch tổng thể, xác định mục tiêu, nội dung công việc, phạm vi, thời
gian và phương pháp triển khai thực hiện; nguồn lực thực hiện; cơ chế kiểm tra,
đánh giá trong quá trình thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện cho hoạt động
quản lý thông tin là cần thiết.
2. Cấu trúc hệ thống thông tin
Xét về cấu trúc, một hệ thống thông tin gồm nhiều thành phần khác nhau
cùng nhiều mối liên quan ràng buộc nhau. Một hệ thống thông tin trong hoạt động
quản lý nhà nước bao gồm:
- Thông tin theo lĩnh vực chuyên môn. Quản lý nhà nước có phạm vi rộng
trên tất cả các lĩnh vực, vì vậy, hệ thống thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế;
văn hoá xã hội, giáo dục, pháp luật, y tế, thông tin về nhân sự; cơ cấu tổ chức, bộ
máy...
- Thông tin về các quy tắc quản lý, gồm: sắp xếp dữ liệu, cập nhật và điều
chỉnh dữ liệu, lựa chọn dữ liệu, tổng lược thông tin, các thao tác tính toán thống kê
11

đánh giá...
- Thông tin về các quy trình, thủ tục của từng lĩnh vực hoạt động...

12

Thông qua các hoạt động xử lý dữ liệu, các nguồn dữ liệu được chế biến
thành các sản phẩm thông tin khác nhau cho người dùng.
3. Tổ chức hoạt động thông tin
Trong thế giới hiện đại, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, mỗi ngày,
mỗi giờ, mỗi phút trôi qua có rất nhiều luồng dữ liệu, thông tin được đưa vào máy
tính, điện thoại cá nhân, tổ chức và ngay cả trên bàn làm việc của nhà quản lý. Việc
này đòi hỏi các nhà quản lý phải có phương pháp tổ chức thông tin tốt, phải có bộ
lọc thông tin tốt mới có thể giúp các nhà quản lý ra quyết định chính xác, kịp thời.
Khi tổ chức hoạt động thông tin cần lựa chọn các công cụ, phương tiện sao cho phù
hợp với nhu cầu thực tế, phù hợp với quy trình hoạt động của cơ quan quản lý nhà
nước. Ví dụ: Nếu một cơ quản lý có nhiêu phòng ban, bộ phận và tất cả đều có nhu
cầu sử dụng máy in, máy fax... sẽ thật sự lãng phí, tốn kém không cần thiết nếu
trang bị riêng cho tất cả máy tính máy in, máy fax. Một giải pháp đưa ra là có thể
lập một mạng cục bộ (mạng LAN) và chia sẻ những thiết bị dùng chung như máy
in, máy fax…
Tổ chức hoạt động thông tin bao gồm từ việc lên kế hoạch thu thập thông tin
đến việc sử dụng, chia sẻ, quản lý thông tin. Tổ chức hoạt động thông tin tốt sẽ
giúp cho hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả. Xét một cách tổng thể tổ chức
hoạt động thông tin trong quản lý nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến chính:
- Tuyến tổng thể: Tuyến này quản lý nhà nước trên phạm vi quốc gia. Đây là
hệ thống chung nhất và bao trùm khắp cả nước, hình thành mạng lưới dày đặc đảm
bảo phục vụ được đến mọi cấp, mọi nơi. Tổ chức hoạt động thông tin tổng thể đảm
bảo thông tin thông suốt, thống nhất, đồng bộ trên cả nước. Hệ thống có trách
nhiệm đảm bảo lưu thông các luồng thông tin chỉ đạo từ Chính phủ tới các địa
phương, các Bộ, các ngành, theo một thể thống nhất và đảm bảo phục vụ mọi nhu
cầu về thông tin đối với hoạt động quản lý. Với khả năng truyền nhận thông tin
thích hợp, hệ thống thông tin toàn quốc cho phép thực hiện và đáp ứng các nhu cầu
13

truyền thông tin chỉ đạo từ Trung ương đến các địa phương, các Bộ, các ngành; và

14

các thông tin báo cáo từ các địa phương, các Bộ, các ngành lên Trung ương một
cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
- Tuyến theo lĩnh vực: Tổ chức hoạt động thông tin tuyến này nhằm phục vụ
hoạt động của các Bộ, ngành từ trung ương đến địa phương đảm bảo thông tin có
tính thống nhất, đồng bộ theo quy định của Nhà nước.
- Tuyến theo lãnh thổ: Tuyến này quản lý nhà nước theo địa phương. Tùy
từng địa phương và đặc thù của từng vùng mà mỗi địa phương có mỗi tuyến khác
nhau. Tổ chức hoạt động thông tin theo lãnh thổ, các hệ thống thông tin phục vụ
nhu cầu quản lý địa phương là chính, nhưng đồng thời nó cũng tác động đến hoạt
động quản lý nhà nước nói chung.
4. Xử lý thông tin
Đây là công đoạn quan trọng nằm ở trung tâm quá trình đảm bảo thông tin
trong quản lý nhà nước. Từ các thông tin dữ liệu đầu vào, công tác xử lý gồm: phân
loại, lựa chọn, phân tích, luận giải, tổng hợp, hệ thống hoá, rút ra những kết luận
chính xác thể hiện phản ánh đúng và đủ bản chất của vấn đề, làm cơ sở cho việc ra
quyết định quản lý. Để xử lý thông tin tốt phụ thuộc vào hai yếu tố cơ bản đó là:
chất lượng nguồn thông tin đầu vào và kỹ năng, kỹ thuật xử lý thông tin.
Để xử lý thông tin tốt, ngoài nguồn thông tin đầu vào tốt, cá nhân xử lý
thông tin cần phải xác định rõ những nội dung sau:
- Mục tiêu của hoạt động xử lý thông tin;
- Phân loại thông tin/ nhóm thông tin cần xử lý;
- Thời gian xử lý thông tin
- Phương pháp, phương tiện và kỹ thuật xử lý.
Phương pháp xử lý thông tin là trình tự các bước, biện pháp tác động vào
thông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản lý.
Khi tiến hành xử lý thông tin, các chuyên gia thường sử dụng một số phương pháp
sau:
15

- Phân loại và tổng hợp thông tin;
- Phân tích thông tin;

16

- Xác định độ tin cậy của thông tin;
- Lựa chọn thông tin.
Tuy nhiên, trong thực tiễn, không phải tất cả các phương pháp này đều được
sử dụng như nhau trong quá trình xử lý thông tin. Lựa chọn phương pháp nào còn
phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nguồn tin, loại thông tin, trình độ và kỹ năng của
người xử lý thông tin… Để xử lý thông tin trong quản lý nhà nước tốt, cần phải
đảm bảo một số yếu tố sau:
- Đảm bảo có đủ nguồn thông tin đáng tin cậy, đối với thông tin trong quản
lý nhà nước có cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế. Hệ thống thông tin phải
được thu thập một cách khách quan và khoa học, nguồn thông tin phải tin cậy được
- Việc xử lý thông tin phải xác định được nguồn gốc thông tin, có sự so sánh,
đối chiếu các nguồn thông tin với thông tin chính thức, tránh tình trạng sa vào xử lý
nguồn thông tin chưa được kiểm chứng đầy đủ.
- Loại bỏ các yếu tố bình luận lẫn trong thông tin, các dư luận xã hội chưa
kiểm chứng.
- Quá trình xử lý thông tin phải nắm được hạt nhân của thông tin. Để xử lý
thông tin hiệu quả cần loại bỏ những yếu tố bình luận, nhận xét, những yếu tố mang
tính dư luận xã hội.
5. Kiểm soát, đánh giá thông tin
a) Kiểm soát thông tin
Hệ thống kiểm soát thông tin được thiết lập với mục tiêu chính là giám sát,
đánh giá và phản hồi các thông tin cho các nhà quản lý nắm được chiến lược và cơ
cấu của tổ chức đang hoạt động tốt như thế nào, có hiệu quả hay không. Hệ thống
kiểm soát, đánh giá thông tin có hiệu quả sẽ cảnh báo cho các nhà quản lý biết được
việc thực thi các quyết định quản lý đang có vấn đề ở một khâu nào đó và cung cấp
cho họ thời gian để có những biện pháp kịp thời với những cơ hội và các mối nguy
cơ gần kề. Một hệ thống kiểm soát thông tin hiệu quả có ba đặc điểm: đó là đủ linh
17

hoạt để cho phép các nhà quản lý có những phản ứng cần thiết đối với những sự

18

kiện bất ngờ; cung cấp thông tin chính xác về quá trình xử lý của tổ chức và mang
lại cho các nhà quản lý thông tin một cách kịp thời.
Có 3 loại kiểm soát thông tin tương ứng với 3 giai đoạn đầu vào, xử lý và kết
quả đầu ra:
- Kiểm soát cảnh báo (feedfoward control): Trong giai đoạn thông tin đầu
vào, sử dụng kiểm soát cảnh báo sẽ giúp dự báo được các vấn đề phát sinh, từ đó
giúp họ có sự chuẩn bị hoặc điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, giúp tiết kiệm thời gian,
nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức. Ví dụ, trong công tác tuyển dụng,
khâu tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ban đầu sẽ mất rất nhiều thời. Vì vậy, nếu các cơ
quan tuyển dụng ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, đồng thời có hệ thống
thông tin điện tử thì khâu tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ban đầu sẽ rất thuận lợi, thực
hiện có tính chính xác cao. Để thực hiện tốt hoạt động này các cơ quan, tổ chức cần
có sự theo dõi, phân tích môi trường bên ngoài, dự báo được những thay đổi để có
thể có phương pháp thực hiện có hiệu quả.
- Kiểm soát đồng thời: Tiếp theo đến giai đoạn kiểm soát đồng thời sẽ cung
cấp các thông tin để phản ứng ngay lập tức với những vấn đề xảy ra. Với kiểm soát
đồng thời thông tin trong quản lý nhà nước, cán bộ, công chức sẽ liên tục theo dõi
và đánh giá hiệu quả các hoạt động quản lý nhà nước hoặc các dịch vụ công mà họ
cung cấp ở từng bước một và thông báo ngay cho quản lý cấp trên khi phát hiện các
vấn đề cần phải giải quyết. Việc ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong
kiểm soát đồng thời, sẽ giúp cho nhà quản lý phản ứng nhanh hơn khi giải quyết
các vấn đề của thông tin đầu vào. Ví dụ, trong công tác quản lý nhân sự, với các hệ
thống thông tin quản lý nhân sự được tích hợp với cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ,
công chức, những thông tin chuẩn bị nhân sự cho việc thực thi một kế hoạch hoạt
động nào đó sẽ được thực hiện nhanh hơn; đồng thời giúp cho các nhà quản lý đánh
giá, nhận diện năng lực của nhân sự mình đang quản lý, từ đó có phương pháp quản
lý, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự hiệu quả hơn.
19

- Kiểm soát phản hồi: Ở giai đoạn đầu ra, sử dụng kiểm soát phản hồi để có
thể có được những thông tin phản hồi từ công dân và doanh nghiệp. Với những
thông tin từ kiểm soát phản hồi, nhà quản lý có thể đưa ra những điều chỉnh cần
thiết cho các hoạt động của tổ chức nếu thấy cần thiết. Ví dụ, thông tin phản hồi
của người dân và doanh nghiệp về hoạt động tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa của cán bộ, công chức, các nhà quản
lý có thể đánh giá được công chức của mình một cách khách quan hơn. Việc kiểm
soát thông tin phản hồi từ hoạt động tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ
tục hành chính tốt sẽ giúp cho cơ quan nhà nước có cái nhìn tổng thể về hoạt động
này, từ đó có thể duy trì hoặc thay đổi, điều chỉnh quy trình thực hiện thủ tục hành
chính để phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn.
b) Đánh giá thông tin
Đánh giá thông tin là hoạt động đóng vai trò quan trọng bởi việc đánh giá
thông tin không chính xác rất có thể việc ra quyết định sai, thậm chí là gặp ”rủi ro”
trong quản lý. Trên thực tế, tuỳ vào từng lĩnh vực hoạt động cũng như mục đích của
cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể có các tiêu chính khác nhau khi thực hiện đánh giá
thông tin. Chẳng hạn, đánh giá thông tin về giá xăng dầu trong nước và trên thế
giới; thông tin về y tế; thông tin về ô nhiễm môi trường… Tuỳ thuộc vào từng lĩnh
vực, từng nội dung có thể có những tiêu chí khác nhau. Nhưng về cơ bản sẽ có
những tiêu chí chung như sau:
- Thông tin đó có chính xác, khách quan không. Để đánh giá được thông tin
có chính xác, khách quan, các tổ chức, cá nhân khi đánh giá phải dựa trên các yếu
tố sau:
+ Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc thu thập, truyền nhận và lưu trữ
thông tin của tổ chức phải đồng bộ, phù hợp yêu cầu thực tế.
+ Năng lực của cán bộ, công chức cung cấp thông tin có tin cậy được không
(tức là năng lực của cán bộ, công chức tốt sẽ tạo ra nguồn thông tin tốt).
20

+ Phương pháp thu thập và xử lý phải khoa học, phù hợp với khả năng của
trang thiết bị và trình độ người sử dụng.
- Thông tin có đầy đủ không. Thông tin phải chứa mọi dữ kiện quan trọng.
Thông tin đầy đủ phải phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết, không chỉ cung
cấp một vài hình ảnh phiến diện, méo mó, lệch lạc mà phải giúp nhà quản lý tái tạo
lại được một bức tranh, một hình ảnh tương đối trung thực về đối tượng đang được
xem xét.
Để có một danh mục thông tin đầy đủ, ngay từ đầu người quản lý phải có
một định hướng đúng đắn, khách quan về công việc, mọi quy định phải dựa trên
một phương pháp luận rõ ràng, khoa học, có khả năng thuyết phục. Mặt khác, để
hoạt động mang tính hiệu quả và kinh tế, thông tin đầy đủ cũng đồng thời phải hàm
nghĩa không dư thừa, không lãng phí.
- Thông tin có kịp thời không. Thông tin được thu thập cần đúng lúc, phản
ánh đúng thực trạng của đối tượng (theo không gian và thời gian). Mặt khác, nó
phải đến với người sử dụng vào đúng thời điểm cần thiết để họ có thể kịp phân tích,
phán đoán và xử lý ngay. Thông tin không kịp thời có thể gây ra nhiều phiền toái,
rắc rối, đôi khi còn có tác động tiêu cực cho nhà quản lý.
- Thông tin có gắn với quá trình, gắn với diễn tiến của sự việc không. Thông
tin phải được đặt trong một tiến trình tự hợp lý, từ khâu bắt đầu tiến hành công việc
cho đến khâu kết thúc, tức theo chu trình thực hiện công việc, từ đầu vào cho đến
kết quả đầu ra, để giúp cho việc đánh giá thông tin có cơ sở và hiệu quả hơn. Nếu
chúng ta xét trong một hệ thống thông tin tự động, đây là yêu cầu tối quan trọng.
Bởi vì, công nghệ thông tin - truyền thông càng phát triển thì độ chuẩn xác phải
càng cao, do vậy tính trật tự và có tổ chức của thông tin luôn là điều kiện tiên
quyết.
- Thông tin có dùng được không, nghĩa là phải có nội dung, có giá trị thực
sự, việc lượng hóa thông tin sẽ giúp nhà quản lý khai thác khả năng "dùng được"
21

một cách tốt nhất có thể. Do lượng thông tin nói chung là vô hạn, nên việc đánh giá

22

được những thông tin nào dùng được, thông tin nào không dùng được là rất quan
trọng.
- Thông tin có được đảm bảo an toàn không. Nội dung này được đánh giá
theo các tiêu chí đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn, tính xác thực, tính sẵn sàng
của thông tin.
6. Báo cáo hoạt động thông tin
Việc xây dựng báo cáo hoạt động thông tin thể hiện kết quả của công việc
tìm kiếm, khai thác và quản lý thông tin có đảm bảo thông tin đúng, đủ an toàn cho
cơ quan, tổ chức, người sử dụng không. Chính vì vậy, báo cáo hoạt động thông tin
phải bảo đảm tính khoa học và hệ thống, báo cáo hoạt động thông tin phải chính
xác, khách quan, trung thực và diễn đạt phải rõ ràng.
Trước hết cần phân tích các nội dung thông tin theo từng đề mục (chủ đề,
vấn đề lớn, vấn đề nhỏ) trên cơ sở các tư liệu đã tích luỹ được. Cụ thể là trong mỗi
vấn đề cần làm rõ những nội dung thông tin đã được tích luỹ, mọi nội dung đều
thống nhất và bổ sung lẫn nhau. Nếu có những nội dung còn mâu thuẫn với nhau,
cần xem xét đánh giá chất lượng của các nội dung thông tin đã tích luỹ được và loại
bỏ những thông tin không đáng tin cậy. Sau khi phân tích, người khai thác thông tin
có thể tổng hợp các nội dung thông tin và có thể đưa ra ý kiến của mình đối với các
thông tin thu thập được. Chỉ nên đưa ra chính kiến của mình đối với những vấn đề
đã có đầy đủ thông tin có căn cứ vững chắc để kết luận rõ ràng. Đối với những vấn
đề còn chưa rõ, chưa thể kết luận vững chắc thì nên xác định những yếu tố thông
tin cần bổ sung và tìm cách đào sâu thêm vấn đề trước khi kết luận. Kết quả cuối
cùng của việc tìm kiếm và khai thác thông tin gắn với một mục đích tìm kiếm nhất
định (chủ đề, vấn đề) sẽ bao gồm:
- Báo cáo kết quả tìm kiếm và khai thác thông tin.
- Hồ sơ chủ đề trong đó có chứa các tài liệu thông tin được truy cập và các
hồ sơ còn tương ứng, nếu có nhu cầu nghiên cứu sâu một vấn đề.
23

Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các tổ chức có nhu cầu sử
dụng thông tin. Thông tin kết quả được truyền đạt nội bộ đến các bộ phận bên trong
của hệ thống quản lý để hướng dẫn thực hiện. Còn thông tin kết quả của quy trình
xử lý thông tin được gửi đến các cơ quan và tổ chức bên ngoài hệ thống quản lý để
thông báo.
III. KHÁI QUÁT VỀ BẢO ĐẢM AN TOÀN THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm, nguyên tắc bảo đảm an toàn thông tin trong quản lý nhà
nước
a) Khái niệm
Bảo đảm an toàn thông tin là một chủ đề rộng, có liên quan đến nhiều lĩnh vực
và trong thực tế có thể có rất nhiều phương pháp được thực hiện để bảo đảm an
toàn thông tin, dữ liệu. Các phương pháp bảo đảm an toàn thông tin dữ liệu gồm ba
nhóm chính: bảo đảm an toàn thông tin bằng các biện pháp hành chính; bảo đảm an
toàn thông tin bằng các biện pháp kỹ thuật (phần cứng); bảo đảm an toàn thông tin
bằng các biện pháp thuật toán (phần mềm).
Ba nhóm trên có thể được ứng dụng riêng rẽ hoặc phối kết hợp. Môi trường
khó bảo vệ an toàn thông tin nhất và cũng là môi trường đối phương dễ xâm nhập
nhất đó là môi trường mạng và truyền tin. Biện pháp hiệu quả nhất và kinh tế nhất
hiện nay trên mạng truyền tin và mạng máy tính là biện pháp thuật toán.
An toàn thông tin là các hoạt động bảo vệ tài sản thông tin và là một lĩnh vực
rộng lớn. Nó bao gồm cả những sản phẩm và những quy trình nhằm ngăn chặn truy
cập trái phép, hiệu chỉnh, xóa thông tin... An toàn thông tin liên quan đến hai khía
cạnh chính đó là an toàn về mặt vật lý và an toàn về mặt kỹ thuật.
Tại Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước, “An toàn thông
tin: bao gồm các hoạt động quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật đối với hệ thống thông
24

tin nhằm bảo vệ, khôi phục các hệ thống, các dịch vụ và nội dung thông tin đối với

25

nguy cơ tự nhiên hoặc do con người gây ra. Việc bảo vệ thông tin, tài sản và con
người trong hệ thống thông tin nhằm bảo đảm cho các hệ thống thực hiện đúng
chức năng, phục vụ đúng đối tượng một cách sẵn sàng, chính xác và tin cậy. An
toàn thông tin bao hàm các nội dung bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu,
an toàn máy tính và an toàn mạng.”
Tại Điều 3 Nghị định 72/2013/NĐ-CP ngày 15/7/2013 của Chính phủ về
quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng, quy định về an
toàn thông tin như sau: “An toàn thông tin là sự bảo vệ thông tin và các hệ thống
thông tin tránh bị truy nhập, sử dụng, tiết lộ, gián đoạn, sửa đổi hoặc phá hoại trái
phép nhằm bảo đảm tính nguyên vẹn, tính bảo mật và tính khả dụng của thông tin.”
Tại Luật An toàn thông tin mạng năm 2015, khái niệm an toàn thông tin
được coi là an toàn thông tin mạng và được quy định tại Khoản 1 Điều 3: “An toàn
thông tin mạng là sự bảo vệ thông tin, hệ thống thông tin trên mạng tránh bị truy
nhập, sử dụng, tiết lộ, gián đoạn, sửa đổi hoặc phá hoại trái phép nhằm bảo đảm
tính nguyên vẹn, tính bảo mật và tính khả dụng của thông tin.”
Từ những phân tích trên, có thể hiểu, đảm bảo an toàn thông tin là việc bảo
vệ thông tin và các hệ thống thông tin nhằm bảo đảm tính nguyên vẹn, tính bảo mật
và tính khả dụng của thông tin.
b) Nguyên tắc bảo đảm an toàn thông tin trong quản lý nhà nước
Hiện nay trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng đang hết sức quan
tâm đến vấn đề rò rỉ thông tin, một loại tội phạm mới đang xuất hiện trong thời đại
công nghệ đó là tội phạm công nghệ cao, các loại tin tặc chuyên đánh cắp thông tin
(hacker). Những đối tượng này thường xuyên khai thác, xâm nhập vào các lỗ hổng
của các hệ thống thông tin, hệ thống mạng nhằm vào mục đích phá hoại, khai thác
dữ liệu quan trọng của hệ thống. Vấn nạn rò rỉ thông tin không chỉ ảnh hưởng lớn
đến sự phát triển về mặt kinh tế mà còn phá hoại diễn biến hòa bình và an ninh của
các quốc gia. Do đó việc đảm bảo an toàn thông tin cho các hệ thống thông tin, các
26

hệ thống mạng là điều quan trọng, cần thiết và không thể thiếu. Trong hoạt động
quản lý nhà nước đảm bảo an toà...