XÂY DỰNG VĂN HÓA TỔ CHỨC
TRONG NHÀ TRƯỜNG

Phạm Phúc Tuy
Khoa CBQL & Nghiệp vụ
Trường CĐSP Bình Dương

Trong đời sống xã hội, con người bị ảnh hưởng bởi nền văn hóa trong đó họ sống, nó bao gồm những giá trị, niềm tin,và những hành vi mong đợi.Cũng như xã hội, một tổ chức cũng có một nền văn hóa riêng gọi là văn hóa tổ chức, đó là một yếu tố rất quan trọng mà nhà quản lý cần xây dựng và duy trì để đưa đơn vị của họ phát triển nhanh và bền vững.Các nhà nghiên cứu đều cho rằng văn hóa tổ chức càng cao thì việc thực hiện chức năng của bộ máy quản lý càng đầy đủ và rõ ràng hơn, uy tín của bộ máy quản lý do đó cũng được nâng lên. Vì thế ngày nay việc xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức là vấn đề được quan tâm hàng đầu ở các tổ chức.
1-Khái niệm Văn hóa tổ chức và những biểu hiện của nó:
Tùy theo đối tượng tiếp cận, văn hóa quản lý được gọi bằng một số tên khác nhau như văn hóa quản lý, văn hóa tổ chức, văn hóa doanh nghiệp, văn hóa chính trị - quản lý.Trong đó thuật ngữ văn hóa tổ chức được sử dụng một cách phổ biến.Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về văn hóa tổ chức, có thể kể một vài quan niệm tiêu biểu:
+ Theo William Ouchi, văn hóa doanh nghiệp bao gồm một tập hợp biểu tượng, nghi lễ và huyền thoại cho phép truyền đạt đến mọi người làm việc các giá trị và niềm tin nội thân của xí nghiệp.Những nghi thức ấy cho phép cụ thể hóa những cái vốn chỉ là những ý niệm trừu tượng;nền văn hóa của xí nghiệp làm cho những ý niệm ấy sống động trong lúc có một ảnh hưởng rõ rệt đối với những nhân viên mới.
+ Joanne Martin thì cho rằng:” Khi một cá nhân liên hệ với một tổ chức, họ liên hệ với những chuẩn mực, những câu chuyện mà mọi người kể về những điều đang diễn ra, những thủ tục và nguyên tắc chính thức của tổ chức, những dạng hành vi chính thức của tổ chức, những nghi lễ, nhiệm vụ, hệ thống trả công lao động, những biệt ngữ mà chỉ những người bên trong mới hiểu. Những yếu tố này là một phần những cái gắn liền với văn hóa tổ chức”. Định nghĩa trên của Martin chú trọng vào những viễn cảnh khác nhau của văn hóa trong các tổ chức.
+ Edgar Schein- nhà nghiên cứu nổi tiếng về văn hóa tổ chức- đã đưa ra một định nghĩa văn hóa tổ chức:” Một dạng của những giả định cơ bản - được sáng tạo, được khám phá hoặc được phát triển bởi các nhóm khi họ học về cách thức giải quyết những vấn đề của thích ứng với môi trường bên ngoài và hội nhập bên trong - những giả định cơ bản này đã vận hành tốt và được quan tâm là có giá trị và vì vậy được dạy cho những thành viên mới như những cách thức đúng để nhận thức, suy nghĩ,và cảm giác trong quan hệ với các vấn đề”
+ Với cách tiếp cận rộng hơn, các tác giả Nguyễn Văn Đáng và Vũ Xuân Hương đưa ra khái niệm “văn hóa chính trị - quản lý là những biểu tượng ý tưởng bao trùm quan trọng nhất, có giá trị nhất của con người về các hiện tượng chính trị - xã hội, các hiện tượng quản lý, điều phối và trong thực tiễn,nó được thể hiện thành nguyên tắc sống, những quy tắc ứng xử chỉ đạo những hành vi, phong cách của con người với tư cách là chủ thể của chính quyền chính trị,của tổ chức, đơn vị nào đó”. “ Văn hóa chính trị - quản lý là sự thống nhất biện chứng các mặt đối lập của hiện tại cùng quá khứ, tương lai nhằm tăng cường năng lực sáng tạo của con người.”
+ Trong tác phẩm Quản lý hành chính – Lý thuyết và thực hành ( NXB. Chính trị quốc gia Hà Nội – 2000 ), các tác giả Michel Amiel, Francis Bonnet và Joseph Jacobs đã cho rằng văn hóa tổ chức là toàn bộ các giá trị,niềm tin, truyền thống và thói quen có khả năng quy định hành vi của mỗi thành viên trong tổ chức, ngày càng phong phú thêm và có thể thay đổi theo thời gian, mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng.
Qua những định nghĩa trên, chúng ta thấy rằng dù phát biểu theo những cách khác nhau về văn hóa tổ chức nhưng nói chung các tác giả đều nhấn mạnh những chuẩn mực và giá trị chung được biểu hiện thành những nguyên tắc sống, những nguyên tắc ứng xử có tác dụng chỉ dẫn hành vi của cá nhân trong tổ chức. Sự thật là những giá trị và chuẩn mực này thường không được truyền đạt chính thức cho những người mới tới với tư cách là một thành viên mới của tổ chức, tuy nhiên những người này cũng cố gắng và muốn học về văn hóa của tổ chức mà họ mới gia nhập ( nhập gia tùy tục ).Nói cách khác,văn hóa tổ chức gắn liền với những giá trị tư duy của con người, thể hiện trình độ ứng xử của con người trong các hoạt động quản lý.
Trong quyển sách “ Quản lý các quá trình xã hội trong xã hội xã hội chủ nghĩa “, mặc dù không chính thức diễn đạt về những biểu hiện của văn hóa tổ chức nhưng các tác giả đã trình bày một số biểu hiện cụ thể của văn hóa quản lý trong nhiều mặt của hoạt động quản lý như : văn hóa quan hệ giữa người quản lý với người bị quản lý,văn hóa tiến hành hội nghị,văn hóa tiếp khách,văn hóa xử lý thư từ công văn, văn hóa pháp luật của người lãnh đạo, văn hóa cá nhân của người lãnh đạo trong việc kế hoạch hóa và tổ chức việc làm…Về vấn đề này, các tác giả của quyển sách Quản lý hành chính – Lý thuyết và thực hành viết : ” Bước vào một cơ quan, người ta thường cảm nhận được bầu không khí đặc trưng của cơ quan đó thông qua những dấu hiệu như hành vi, ngôn ngữ, cách bố trí nơi làm việc.Cũng như vậy, mọi cơ quan hành chính nhà nuớc đều biểu lộ ra bên ngoài một hình ảnh tốt đẹp hoặc tầm thường nào đó. Hình ảnh này được chuyển tải bởi nhân viên và nhất là bởi người sử dụng, những người phản ánh các đặc điểm về chất lượng dịch vụ”
2- Các yếu tố cấu thành của văn hóa tổ chức
Theo các tác giả của quyển sách Quản lý hành chính – Lý thuyết và thực hành, các yếu tố cấu thành của văn hóa tổ chức bao gồm:
- Các giá trị: đó là những tiêu chuẩn hành vi của hành động thường ngày, có thể được bộc lộ rõ hoặc bộc lộ một cách không chính thức.
- Đức tin và truyền thuyết
- Truyền thống: đó là những hoạt động được tổ chức nhân dịp một số sự kiện có ý nghĩa nào đó.
- Thói quen: Đó là những chuẩn mực ứng xử được thể hiện bằng các biểu tượng vật chất, hoặc lời nói quan trọng, hoặc không quan trọng
Cùng diễn đạt về vấn đề này,trong tác phẩm Hành vi tổ chức ( organizational behavior ) do Nguyễn Hữu Lam biên soạn đã xác định 6 đặc tính quan trọng của văn hóa tổ chức bao gồm:
- Tính hợp thức của hành vi: Khi các cá nhân trong tổ chức tương tác với nhau, họ sử dụng cùng một ngôn ngữ, thuật ngữ và những nghi lễ liên quan tới những sự tôn kính và những cách cư xử.
- Các chuẩn mực: Những tiêu chuẩn của hành vi
- Các giá trị chính thống: Có những giá trị chủ yếu mà tổ chức tán thành, ủng hộ và mong đợi những người tham gia chia sẻ nó.
- Triết lý: Có những chính sách xác định những niềm tin của tổ chức về cách thức đối xử với người lao động, khách hàng và người tiêu dùng.
- Những luật lệ: Có những nguyên tắc chặt chẽ liên quan tới việc được chấp nhận là thành viên của tổ chức. Những ngưòi mới tới luôn phải học những điều này để được chấp nhận là thành viên một cách đầy đủ của nhóm và của tổ chức.
- Bầu không khí của tổ chức: Tổng thể những cảm giác được tạo ra từ những điều kiện làm việc, những cách thức cư xử và tương tác, và những cách thức mà các thành viên quan hệ với khách hàng và những người bên ngoài
3-Vai trò, tác dụng, đặc điểm của văn hoá quản lý:
Theo Ouchi,cơ sở lý luận, hạt nhân của nền văn hóa của một doanh nghiệp là triết lý ( kinh doanh ) của nó. Một triết lý có thể giúp cho một xí nghiệp bảo vệ tính đặc thù cuỉa mình bằng cách trình bày một cách cụ thể và minh bạch cái gì là quan trọng.Nó cũng đem lại hiệu quả trong kế hoạch hóa và trong việc phối hợp những người cùng chung một nền văn hóa ấy. Đối với mỗi thành viên triết lý hành động của doanh nghiệp có gía trị định hướng rất thiết thực. Các giá trị chung của tổ chức - nền văn hóa của công ty bao gồm triết lý, phong tục, thói quen v.v… có vai trò quyết định tới sự phát triển của nó, đồng thời là hạt nhân liên kết các yếu tố khác, tạo ra phong cách kinh doanh của công ty đó.
4-Những đặc điểm của văn hóa tổ chức :
- Các yếu tố cấu thành của nó thường ảnh hưởng một cách tự nhiên và vô thức tới cách ứng xử của các thành viên ở các cấp độ và các lĩnh vực khác nhau trong tổ chức, trong phong cách giao tiếp,cách mà các thành viên trong tổ chức nói về nhau ( giữa nhà quản lý và nhân viên, giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với khách hàng ); chất lượng đón tiếp;cách trình bày một vấn đề; thái độ đối với thay đổi.
- Văn hóa tổ chức mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng.
- Cũng như truyền thống gia đình, địa phương, vùng được truyền từ đời này sang đời khác, văn hóa tổ chức cũng được lưu truyền, tồn tại. Tuy nhiên văn hóa tổ chức không phải là bất biến, nó được phát triển và thích ứng với hoàn cảnh và môi trường x ã hội.
- Văn hóa tổ chức không nhất thiết mang tính đơn nhất, nhất là đối với các tổ chức có quy mô lớn. Nó bao gồm nhiều nền văn hóa nhỏ tương ứng với các nhóm nhỏ, các đơn vị công tác trong cơ quan.
- Một nền văn hóa sẽ mạnh hơn khi nó bao gồm và được chấp nhận bởi nhiều thành viên,khi các giá trị, lòng tin , truyền thống và thói quen cấu thành nền văn hóa đó trở thành một tổng thể gắn bó và tương đối ổn định.
Theo tác giả Nguyễn Hữu Lam,văn hoá tổ chức là nhận thức chung của các thành viên trong tổ chức, tuy nhiên do mức độ chia sẻ của các thành viên không giống nhau tạo nên văn hoá chính thống và văn hóa nhóm trong tổ chức:
- Văn hóa chính thống là những giá trị cốt lõi được chia sẻ bởi đa số thành viên trong tổ chức, có tác dụng chỉ dẫn hành vi hàng ngày của các thành viên.
- Văn hóa nhóm trong tổ chức là những giá trị được chia sẻ bởi thiểu số thành viên trong tổ chức, nhìn chung được hình thành nhằm giúp các thành viên của nhóm giải quyết những vấn đề cụ thể hàng ngày. Tuy nhiên văn hóa nhóm có thể làm suy yếu, xói mòn văn hóa tổ chức nếu nó mâu thuẫn với văn hóa chính thống và với các mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Mặt khác trong văn hóa tổ chức cũng