Giới thiệu
microsoft Excel
Excel là phần mềm bảng tính phục vụ công tác quản lý, lưu trữ tầm vừa và nhỏ rất tiện lợi, phù hợp với nhiều công việc hiện có của các bạn. Excel tạo và quản lý sổ sách điện tử có các trang là các bảng kẻ sẵn với khả năng lưu trữ và tính toán. Nó cho phép:
+ Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp
+ Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng: bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán, kết toán...
+ Khi có sự thay đổi dữ liệu bảng tính sẽ tự động cập nhật và thay đổi theo số liệu mới mà bạn không cần phải tính lại.
+ Việc thực hiện các thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ hình vẽ minh hoạ...
Với những tính năng mạnh mẽ của Excel bạn có thể sử dụng để giải quyết các bài toán quản lý, đặc biệt là trong công việc văn phòng của bạn, ngoài ra bạn có thể sử dụng Excel để giải quyết nhiều công việc khác có liên quan đến tính toán và lưu trữ.
Phần I
Làm việc với Microsoft Excel
I . Khởi động Microsoft Excel.
1. Khởi động.
Cách 1: Nhấn chuột vào Start ( Program( Microsoft Excel
Cách 2: Trên màn hình Desktop nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Excel






Cách khởi động1 Cách khởi động 2
2. Màn hình làm việc của Excel






+ Thanh tiêu đề (Title Bar): cho biết tên chương trình và tệp tin đang làm việc.
+ Thanh mennu (Menu Bar) chứa các lệnh dùng để thao tác trên bảng tính Excel.
+ Thanh công cụ (Toolbars) chứa các nút lệnh tắt của các lệnh trong menu, nó cho phép người sử dụng tác động nhanh đến các lệnh mà không cần phải sử dụng menu. Bạn có thể đưa các thanh công cụ ra để sử dụng hoặc bạn có thể cất thanh công cụ không cần thiết đi để cho mà hình làm việc của bạn có đủ rộng để làm việc
+ Thanh công thức (formula) chứa công thức và nội dung con trỏ bảng tính hiện hành, người sử dụng có thể sửa chữa dữ liệu trong thanh công thức.
+ Ô địa chỉ trên thanh công thức sẽ hiển thị địa chỉ của con trỏ bảng tính hiện hành.
+ Thanh cuộn (Scroll) dùng để xem nội dung bảng tính khi vượt khỏi giao diện của cửa sổ bảng tính.
+ Màn hình làm việc (Workbook Windows) là màn hình chứa nội dung của tệp tin bạn đang thao tác.
+ Con trỏ bảng tính là một ô(cell), người sử dụng có thể di chuyển con trỏ bảng tính bằng các phím mũi tên và các phím di chuyển con trỏ khác như: Home, End, Page up, Page down, Tab.
+ Bảng tính (Sheet): là một thành phần của tài liệu bảng tính(workbook), mỗi tài liệu bảng tính(workbook) có tối đa 255 bảng tính. Mặc định khi khởi động, Excel cho hiển thị 3 sheet (bạn có thể thêm hoặc xoá sheet).
+ Thanh trạng thái (Status Bar) Cho biết chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa của lệnh hiện hành trên bảng tính và tình trạng hiện hành của hệ thống như Numlock, Capslock, Insert.
Các chế độ thông thường gồm:
1. Readly : Sẵn sàng nhập dữ liệu
2. Enter : Đang nhập dữ liệu
3. Point : Đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ
4. Edit : Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành. Chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ.
II. Thoát Khỏi Microsoft Excel:
Cách 1: Nhấn chuột vào File menu ( Exit.
Cách 2: Nhấn chuột vào nút Close trên góc trên cùng bên phải của cửa sổ.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
Chú ý: Nếu bạn có sửa đổi nào đó trong file dữ liệu bạn muốn đóng thì sẽ có một thông báo xuất hiện:



Khi đó:
+Nếu bạn chọn Yes : Chương trình sẽ thực hiện việc ghi nội dung vừa thay đổi và thoát khỏi chương trình.
+ Nếu chọn No: Không lưu trữ nội dung đã sửa đổi kể từ lần lưu trữ gần đây nhất và thoát.
+ Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ việc thực hiện thoát khỏi Excel.
III. Các thao tác đối với một tài liệu Excel( workbook).
1. Tạo mới một tài liệu Excel (Work book).
Cách 1 : Nhấn chuột vào File menu ( New(General(Work book.
Cách 2: Trên thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbars) nhấn chuột vào nút New (hoặc ấn kết hợp phím Ctrl + N).
2. Ghi nội dung một tài liệu (Workbook)lên đĩa.
Cách 1:
Nhấn chuột vào File menu (Save (hoặc ấn Ctrl +S), khi đó xuất hiện hộp thoại Save as ( Chọn ổ đĩa cần ghi trong khung Save in sau đó chọn thư mục cần ghi trong khung cửa sổ chính của hộp thoại Save as ( Nhập tên file cần ghi trong khung File name ( Nhấn chuột vào nút Save.







Cách 2: Trên thanh công cụ bạn nhấn chuộn vào nut Save và tiến hành các bước như bước 1 ( việc ấn và nút Save chỉ làm xuất hiện hộp thoại Save As).
Chú ý:
+ Thành phần Option dùng để cho phép bạn lựa chọn chế độ Backup dữ liệu thường xuyên và đặt chế độ bảo vệ FIle khi mở và khi sửa chữa. (Xem hình).

+ Lưu một Workspace vào File: Đây là công việc rất hữu ích bởi vì khi làm việc với một Workbook có rất nhiều bảng tính bạn có thể sắp xếp các bảng tính theo ô trình tự như ý sau đó chọn lệnh File ( Save Workspace. Khi bạn mở file Workspace thì việc sắp xếp đó vẫn được lưu giữ.
+ Nếu bạn muốn ghi nội dung văn bản hiện hành (đang mở) sang một file có tên mới bạn hãy vào File Menu ( Save As và thực hiện các thao tác như với lệnh Save. Khi đó bạn sẽ có 2 file có nội dung giống nhau với tên khác nhau.
3. Mở một tài liệu (Workbook) đã có.
Cách 1 :
Nhấn chuột vào File Menu ( Open (hoặc ấn Ctrl +O) khi đó xuất hiện hộp thoại Open ( Chọn ổ đĩa cần mở trong khung Look in sau đó chọn thư mục cần ghi trong khung cửa sổ chính của hộp thoại Open ( Nhập tên file cần mở trong khung File name ( Nhấn chuột vào nút Open (hoặc nhấn đúp chuột vào tên file cần mở ).
Cách 2:
Trên thanh công cụ bạn nhấn chuột vào nút Open và tiến hành các bước như bước 1 ( việc ấn và nút Open chỉ làm xuất hiện hộp thoại Open)








4. Cấu trúc của một tài liệu (Workbook).
Tài liệu của Excel là các sổ điện tử (Workbook).
- Mỗi tài liệu (Workbook) có tối đa 255 bảng tính (Worksheet)
- Mỗi bảng tính (Worksheet) bao gồm:
+ 256 cột (Columns) được đánh thứ tự từ A,B,C....,Z,AA,...AZ,....IV (Ta có thể ấn kết hợp Ctrl+ ( để về cột cuối cùng của bảng tính, Ctrl + ( để về cột đầu tiên của bảng tính).
+ 65536 dòng (rows) đánh số từ 1... 65536 (Ta có thể ấn kết hợp Ctrl +( để về dòng cuối cùng của bảng tính , Ctrl + ( để về dòng đầu tiên của bảng tính).
- Ô (Cell) trong bảng tính (Work sheet) :
+ Giao của hàng và cột xác định một ô (Cell), mỗi ô có một địa chỉ xác định: Ví dụ ô A3, C5, AZ335...
+Vùng (Range) các ô cạnh nhau để lưu dữ liệu có cùng tính chất. Vùng (Range) được xác định bởi <Địa chỉ ô đầu>: <Địa chỉ ô cuối>.
Ví dụ A3:C5.
III. Các thao tác cơ bản trong bảng tính.
1. Di chuyển con trỏ trong bảng tính.
+ Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ ô trong bảng tính. Khi nhập dữ liệu vào công thức hay thao tác, lệnh sẽ tác động đến địa chỉ tại vị trí của con trỏ ô. Các phím di chuyển con trỏ thông thường là:
a. Di chuyển bằng chuột: Kích hoạt tới ô cần định vị rồi nhấp chuột vào đó.
b. Di chuyển bằng lệnh:
- Chọn lệnh Edit ( Goto sẽ xuất hiện hộp thoại Go to
- Gõ địa chỉ ô cần di chuyển tới trong hộp Reference
c. Di chuyển bằng phím:
Bạn có thể sử dụng các phím tắt và các phím kết hợp trong danh sách dưới:
( hoặc Shift + Enter
Lên một ô của dòng kế tiếp

( hoặc Enter
Xuống một ô của dòng kế tiếp

( hoặc Tab
 Sang phải một ô kế tiếp

( hoặc Shift + Tab
Sang trái một ô hoặc kế tiếp

Ctrl +(
Lên ô trên cùng của cột hiện hành

Ctrl + (
Xuống ô cuối cùng của cột hiện hành

Ctrl + (
Sang ô cuối cùng phía phải của dòng hiện hành

Ctrl + (
Sang ô cuối cùng phía trái của dòng hiện hành

Home
Chuyển đến cột A dòng hiện hành

Ctrl + Home
Chuyển đến ô A1 của bảng tính hiện hành

Ctrl + End
Di chuyển đến ô cuối cùng của dòng hiện hành.

Page Up
Di chuyển lên một trang màn hình

Alt + Page Up
Di chuyển về bên trái một trang màn hình

Ctrl + Page Up
Di chuyển đến bảng tính trước

Page Down
Di chuyển xuống dưới một trang màn hình

Alt + Page Down
Di chuyển về bên phải một trang màn hình

Ctrl + Page Down
Di chuyển đến bảng tính kế tiếp

2. Nhập dữ liệu trong bảng tính:
Các bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp từ bàn phím hoặc gián tiếp vào các ô của bảng tính. Dữ liệu nhập vào sẽ được nhận diện trong các dạng: Văn bản, dữ liệu số, dữ liệu thời gian hoặc dữ liệu là một công thức toán học.
a. Nhập dữ liệu văn bản.
Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký tự chữ và số. Nếu trong ô chỉ chứa các ký tự số thuần tuý thì phía trước dãy ký tự số phải đặt dấu nháy đơn ( ` ) để phân biệt với dữ liệu kiểu số. Mặt khác khi nhập dữ liệu bạn có thể đặt các ký tự sau đây đê tiến hành căn lề cho các ký tự trong ô nhập:
+ Ký tự ` : Căn lề các ký tự trong ô về bên trái
+ Ký tự ": Căn lề các ký tự trong ô về bên phải
+ Ký tự ^ :Căn lề các ký tự trong ô vào giữa ô
+ Ký tự : Lặp lại các ký tự theo sau nó cho đến hết ô.
Chú ý : Các ký tự căn biên chỉ có tác dụng khi ta chỉ định bằng cách chọn Tool ( Option ( Trandition (