Tài liệu hướng dẫn xử lý một số lỗi hồ sơ thiếu v1.0
HƯỚNG DẪN XỬ LÝ MỘT SỐ LỖI HỒ SƠ THIẾU VÀ CÁCH KHẮC PHỤC
PHẦN 1: CÁCH NHẬN BIẾT VÀ ĐỊNH VỊ VỊ TRÍ LỖI TRÊN HỆ THỐNG
Để chủ động rà soát, cán bộ cần xác định chính xác thông tin lỗi nằm ở mục nào của hồ
sơ thông qua 2 bước sau:
•

•

Bước 1: Truy cập và xem thông báo lỗi
o

Cán bộ vào danh sách hồ sơ thiếu, chọn một hồ sơ bất kỳ cần xử lý, sau
đó bấm nút “Xem”.

o

Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị bảng thông báo hồ sơ thiếu chi tiết.

Bước 2: Phân tích và tìm đến vị trí lỗi
o

Cán bộ quan sát cột "Nhóm thông tin lỗi". Tại đây, hệ thống sẽ đánh số
thứ tự từ 1 đến 10, tương ứng với 10 mục thông tin trong hồ sơ (Ví dụ: 1
- Thông tin chung...).

o

Ví dụ minh họa: Nếu hệ thống báo lỗi 3 - Lương và phụ cấp/Quá trình
lương | Ngạch lương không được trống.

o

Thao tác xử lý: Cán bộ truy cập vào hồ sơ, tìm xuống mục Lương và phụ
cấp. Tiếp tục kiểm tra phần "Quá trình lương", nếu thấy hệ thống báo
"Không có dữ liệu" (tức là quá trình lương đang để trống), cán bộ tiến
hành nhập bổ sung thông tin quá trình lương.

PHẦN 2: HƯỚNG DẪN KHẮC PHỤC CÁC TRƯỜNG HỢP LỖI CƠ BẢN
THƯỜNG GẶP
2.1. Lỗi dữ liệu mang giá trị "Chưa xác định" / "Không xác định"
•

Mô tả lỗi: Hệ thống báo các trường thông tin như Trình độ đào tạo, hình thức
khen thưởng, danh hiệu khen thưởng... không hợp lệ do đang mang giá trị "Chưa
xác định" hoặc "Không xác định". Trong trường hợp này, cán bộ vui lòng chọn
đúng Trình độ đào tạo, hình thức khen thưởng, danh hiệu khen thưởng....

•

Ví dụ minh họa: Lỗi hiển thị Quá trình lương ngày 30/09/2004 có loại điều chỉnh
lương không hợp lệ (Không xác định)....
1

Tài liệu hướng dẫn xử lý một số lỗi hồ sơ thiếu v1.0

•

Cách khắc phục:
o

Vào hồ sơ báo lỗi, tìm đến mục Lương và phụ cấp để kiểm tra lại quá
trình lương.

o

Tìm đến đúng dòng có ngày tương ứng như thông báo lỗi, sau đó bấm nút
Sửa.

o

Kiểm tra trường thông tin (ví dụ: “Loại điều chỉnh lương”) xem có thông
tin “chưa xác định” không, nếu có thì tiến hành cập nhật lại cho đúng
chính xác với thực tế.

2.2. Lỗi bỏ trống thông tin Chức vụ, chức vụ kiêm nhiệm
•

Mô tả lỗi: Hệ thống hiển thị thông báo 2 - Công tác/Biên chế hợp đồng | Chức
vụ không được để trống. Nếu không có chức vụ chọn mục 'Không có chức vụ'.

2

Tài liệu hướng dẫn xử lý một số lỗi hồ sơ thiếu v1.0

•

Cách khắc phục: Cán bộ tìm vào mục Công tác của hồ sơ, kiểm tra 2 trường
thông tin là "Chức vụ" và "Chức vụ kiêm nhiệm". Sau đó, chọn giá trị đúng
với thực tế của cán bộ.

2.3. Lỗi thiết lập Đơn vị quản lý không khớp
•

Mô tả lỗi: Hệ thống hiển thị thông báo 1 - Thông tin chung | Đơn vị quản lý
không khớp với đơn vị cấp trên trực tiếp (đơn vị cha).

•

Cách khắc phục: Cán bộ vào mục Thông tin chung, kiểm tra trường Đơn vị
quản lý. Cần áp dụng đúng quy tắc sau:
o

Đối với Cấp Tỉnh: Đơn vị quản lý sẽ là UBND Tỉnh.

o

Đối với các Đơn vị thuộc các Sở/Ngành tỉnh: Đơn vị quản lý sẽ là
Sở/Ngành quản lý trực tiếp. (Ví dụ: Đối với Trung tâm Chuyển đổi số
thì đơn vị quản lý sẽ là Sở Khoa học và công nghệ).

o

Đối với các đơn vị xã/phường: Đơn vị quản lý là UBND Xã/Phường
hiện tại.

2.4. Lỗi thiếu thông tin Ngạch/Chức danh
•

Mô tả lỗi: Hệ thống hiển thị thông báo 3 - Lương và phụ cấp/Quá trình lương |
Dòng quá trình lương thiếu thông tin Ngạch/Chức danh.

•

Cách khắc phục:
o

Cán bộ chọn vào hồ sơ báo lỗi, tìm đến mục Lương và Phụ cấp.

o

Kiểm tra phần "Quá trình lương" và bấm nút Sửa.

o

Kiểm tra lại trường thông tin “Ngạch/Chức danh nghề nghiệp” và cập
nhật lại thông tin đúng với thực tế của hồ sơ.
3

Tài liệu hướng dẫn xử lý một số lỗi hồ sơ thiếu v1.0

4