Ký bởi: Cổng Thông tin điện tử Chính phủ
Email: thongtinchinhphu@chinhphu.vn
Cơ quan: Văn phòng Chính phủ
Thời gian ký: 19.01.2017 14:32:02 +07:00

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

9

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 27/2016/TT-BGDĐT

Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2016

THÔNG TƯ
Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
của ngành Giáo dục
Căn cứ Luật Giáo dục ngày 14 tháng 6 năm 2005 và Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Giáo dục ngày 25 tháng 11 năm 2009;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 32/2008/NĐ-CP ngày 19 tháng 3 năm 2008 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ tại Công văn số 5434/BNV-VTLTNN
ngày 18/11/2016 về việc góp ý dự thảo Thông tư quy định thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng,
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư Quy định thời hạn bảo
quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục.
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của
ngành Giáo dục.
2. Thông tư này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo; sở
giáo dục và đào tạo, phòng giáo dục và đào tạo; cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở
giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên, các trường trung cấp sư phạm,
trường cao đẳng sư phạm, trường đại học, các đại học, học viện, cơ sở giáo dục khác
và các tổ chức, cá nhân có liên quan (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị).
Điều 2. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục
1. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục là vật mang tin hình
thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn
nghiệp vụ về giáo dục và đào tạo của cơ quan, đơn vị.
Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục gồm văn bản giấy; phim,
ảnh; băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh; tài liệu điện tử và các vật
mang tin khác.

10

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

2. Hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục là một tập tài liệu chuyên
môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung.
Điều 3. Các nhóm và thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của
ngành Giáo dục
1. Các nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục gồm:
Nhóm I. Tài liệu chung về giáo dục và đào tạo
Nhóm II. Tài liệu về giáo dục mầm non
Nhóm III. Tài liệu về giáo dục phổ thông
Nhóm IV. Tài liệu về giáo dục thường xuyên
Nhóm V. Tài liệu về đào tạo trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm; đào tạo đại
học, thạc sĩ, tiến sĩ; nghiên cứu khoa học
Nhóm VI. Tài liệu về giáo dục quốc phòng và an ninh
Nhóm VII. Tài liệu về giáo dục dân tộc
Nhóm VIII. Tài liệu về kiểm định chất lượng giáo dục
Nhóm IX. Tài liệu về văn bằng, chứng chỉ
Nhóm X. Tài liệu về học phí, học bổng, chính sách hỗ trợ người học
Nhóm XI. Tài liệu về công tác học sinh, sinh viên
Nhóm XII. Tài liệu về đào tạo với nước ngoài
Nhóm XIII. Tài liệu về công tác nhà giáo, cán bộ quản lý cơ sở giáo dục
Nhóm XIV. Tài liệu về cơ sở vật chất, thiết bị trường học, đồ chơi trẻ em
Nhóm XV. Tài liệu về công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục, dạy và học.
2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo
dục là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc
kết thúc. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu gồm hai mức sau:
a) Bảo quản vĩnh viễn: Hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được lưu giữ cho đến khi
tài liệu tự hủy hoại và không thể phục chế;
b) Bảo quản có thời hạn: Hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được lưu giữ với thời
hạn tính bằng số năm cụ thể hoặc khoảng thời gian nhất định.
3. Thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của
ngành Giáo dục được quy định cụ thể tại Bảng thời hạn bảo quản kèm theo Thông
tư này.
Điều 4. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
của ngành Giáo dục
1. Tài liệu quy định tại Bảng thời hạn bảo quản bao gồm bản gốc, bản chính
hoặc bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính.

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

11

2. Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể của cơ quan,
đơn vị không được thấp hơn mức quy định tại Bảng thời hạn bảo quản.
3. Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, cơ quan, đơn vị phải xem
xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn,
thời điểm lịch sử để có thể nâng thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so với
mức quy định.
4. Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài
liệu của cơ quan, đơn vị xem xét, đánh giá để tiêu hủy theo quy định của pháp luật
hoặc kéo dài thêm thời hạn bảo quản.
5. Đối với hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản, cơ
quan, đơn vị có thể vận dụng mức thời hạn bảo quản của nhóm hồ sơ, tài liệu
tương ứng trong Bảng để xác định.
Điều 5. Hiệu lực và trách nhiệm thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2017.
2. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính, Thủ trưởng các đơn
vị thuộc Bộ; Giám đốc các đại học, học viện, Hiệu trưởng các trường đại học,
trường cao đẳng sư phạm, trường trung cấp sư phạm; Giám đốc các sở giáo dục và
đào tạo có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này./.
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG

Phạm Mạnh Hùng

12

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

Phụ lục
BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ
CỦA NGÀNH GIÁO DỤC
(Kèm theo Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016
của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

Thời hạn
bảo quản

I. TÀI LIỆU CHUNG VỀ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Tập văn bản quy định, hướng dẫn về công tác giáo dục và Theo hiệu
đào tạo gửi chung đến các cơ quan, đơn vị (hồ sơ nguyên tắc) lực văn bản
Hồ sơ xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành các Vĩnh viễn
định hướng, phương hướng, chính sách phát triển giáo dục
và đào tạo
Hồ sơ xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chiến Vĩnh viễn
lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển giáo dục và đào tạo dài
hạn, 5 năm, hàng năm
Hồ sơ xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành các chiến Vĩnh viễn
lược, quy hoạch vùng trọng điểm về giáo dục và đào tạo
Hồ sơ quy hoạch mạng lưới các cơ sở giáo dục trong hệ Vĩnh viễn
thống giáo dục quốc dân
Hồ sơ xây dựng và ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền Vĩnh viễn
ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động giáo
dục và đào tạo
Hồ sơ xây dựng, quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, chương Vĩnh viễn
trình mục tiêu, dự án chuyên môn về giáo dục và đào tạo
Kế hoạch nhiệm vụ năm học; báo cáo tình hình thực hiện kế Vĩnh viễn
hoạch nhiệm vụ năm học
Kế hoạch đào tạo đối với khóa học, năm học; báo cáo tổng Vĩnh viễn
kết năm học, khóa học và bản lưu các báo cáo liên quan đến
đào tạo gửi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền
Báo cáo đánh giá, tổng hợp giáo dục các cấp học cả nước Vĩnh viễn
qua từng thời kỳ và năm học
Số liệu thống kê giáo dục hàng năm, nhiều năm
Vĩnh viễn
Hồ sơ hội nghị, hội thảo giáo dục đào tạo
- Hội nghị tổng kết
Vĩnh viễn
- Hội nghị sơ kết
10 năm
- Hội thảo khoa học
10 năm
- Hội thảo góp ý xây dựng tài liệu
10 năm
- Hội nghị giao ban vùng
10 năm

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT
13
14
15
16
17

18

19

20
21
22
23
24

25
26
27

28

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu
Hồ sơ tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhà giáo
và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục
Hồ sơ các lớp đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn,
nghề nghiệp theo chương trình do Bộ Giáo dục và Đào tạo
quy định
Hồ sơ tổ chức triển lãm giáo dục và đào tạo
Hồ sơ kiểm tra các hoạt động giáo dục và đào tạo
Hồ sơ thanh tra các hoạt động giáo dục và đào tạo
- Vụ việc nghiêm trọng
- Vụ việc khác
Công văn trao đổi về giáo dục và đào tạo
II. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC MẦM NON
1. Tài liệu về quản lý cơ sở giáo dục mầm non và các hoạt
động giáo dục cấp học mầm non
Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, cho phép hoạt
động giáo dục, đình chỉ hoạt động giáo dục, sáp nhập, chia,
tách, giải thể trường mầm non, trường mẫu giáo, nhà trẻ
Hồ sơ chuyển đổi cơ sở giáo dục mầm non bán công sang cơ
sở giáo dục mầm non dân lập, công lập
Hồ sơ công nhận trường mầm non đạt chuẩn quốc gia
Hồ sơ thành lập hội đồng trường mầm non công lập
Hồ sơ thành lập, sáp nhập, chia, tách, giải thể nhóm trẻ, lớp
mẫu giáo độc lập
Hồ sơ đăng ký hoạt động nhóm trẻ đối với những nơi mạng
lưới cơ sở giáo dục mầm non chưa đáp ứng đủ nhu cầu đưa
trẻ tới trường, lớp
Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục
mầm non
Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài
liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục mầm non
Hồ sơ công nhận tỉnh/huyện/xã đạt chuẩn phổ cập giáo dục
mầm non cho trẻ em năm tuổi
2. Hồ sơ phục vụ hoạt động nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục
trẻ em của cơ sở giáo dục mầm non
Hồ sơ quản lý trẻ em của cơ sở giáo dục mầm non

13

Thời hạn
bảo quản
10 năm
10 năm

10 năm
20 năm
Vĩnh viễn
20 năm
10 năm

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn
20 năm
20 năm
20 năm
20 năm

Vĩnh viễn
20 năm
10 năm

5 năm

14

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

29
30
31

Hồ sơ quản lý trẻ em học hòa nhập của cơ sở giáo dục mầm non
Hồ sơ quản lý bán trú của cơ sở giáo dục mầm non
Hồ sơ quản lý chuyên môn của cơ sở giáo dục mầm non
III. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC PHỔ THÔNG
1. Tài liệu về quản lý cơ sở giáo dục phổ thông và các hoạt
động giáo dục cấp học phổ thông
Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, cho phép hoạt
động giáo dục, đình chỉ hoạt động giáo dục, sáp nhập, chia,
tách, giải thể cơ sở giáo dục phổ thông
Hồ sơ công nhận trường phổ thông đạt chuẩn quốc gia
Hồ sơ công nhận trường tiểu học đạt mức chất lượng tối thiểu
Hồ sơ thành lập hội đồng trường đối với cơ sở giáo dục phổ
thông công lập
Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục
phổ thông
Hồ sơ biên soạn sách giáo khoa phổ thông
Hồ sơ thẩm định, phê duyệt sách giáo khoa phổ thông
Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài
liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục phổ thông
Hồ sơ công nhận tỉnh/huyện/xã đạt chuẩn phổ cập giáo dục
tiểu học, trung học cơ sở
Hồ sơ cấp giấy phép dạy thêm

32

33
34
35
36
37
38
39
40
41

42
43
44
45
46

Thời hạn
bảo quản
5 năm
5 năm
5 năm

Vĩnh viễn

20 năm
20 năm
20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
10 năm
5 năm sau
khi giấy phép
hết hiệu lực

2. Hồ sơ, sổ sách phục vụ hoạt động giáo dục của trường
tiểu học, lớp tiểu học, cơ sở giáo dục khác thực hiện chương
trình giáo dục tiểu học
Sổ đăng bộ
Vĩnh viễn
Bảng tổng hợp kết quả học tập, rèn luyện của học sinh tiểu học
20 năm
Sổ nghị quyết và kế hoạch công tác của trường
10 năm
Sổ khen thưởng, kỷ luật
10 năm
Học bạ học sinh
Trả học sinh
khi ra trường,
chuyển trường

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

15

Thời hạn
bảo quản
Bàn giao cho
cơ sở giáo dục
mới khi học
sinh chuyển
trường, cấp
học
5 năm
Hết khóa
Hết khóa

47

Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật

48
49
50

Sổ phổ cập giáo dục tiểu học
Sổ chủ nhiệm
Sổ công tác Đội
3. Hồ sơ, sổ sách phục vụ hoạt động giáo dục của trường
trung học cơ sở, trường trung học phổ thông, trường phổ
thông có nhiều cấp học, trường chuyên biệt
Sổ đăng bộ
Vĩnh viễn
Sổ gọi tên và ghi điểm
Vĩnh viễn
Sổ nghị quyết của trường và nghị quyết của hội đồng trường
10 năm
Hồ sơ thi đua
10 năm
Học bạ học sinh
Trả học sinh
khi ra trường,
chuyển trường
Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật
Bàn giao cho
cơ sở giáo dục
mới khi học
sinh chuyển
trường, cấp
học
Sổ phổ cập giáo dục
5 năm
Sổ ghi đầu bài
5 năm
Sổ chủ nhiệm
Hết khóa
4. Tài liệu về tuyển sinh, công nhận tốt nghiệp
Hồ sơ tuyển sinh cấp tiểu học
Hết khóa
Hồ sơ tuyển sinh trung học cơ sở
Hết khóa
Tài liệu về xét công nhận tốt nghiệp trung học cơ sở
- Quyết định công nhận tốt nghiệp, danh sách người học Vĩnh viễn
được công nhận tốt nghiệp
- Các tài liệu khác có liên quan đến xét công nhận tốt nghiệp
2 năm

51
52
53
54
55

56

57
58
59
60
61
62

16

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

63

Tài liệu về tuyển sinh trung học phổ thông
- Hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm
- Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn
tuyển sinh
- Hồ sơ đăng ký dự tuyển
- Bài thi
- Các tài liệu khác có liên quan đến tuyển sinh
Tài liệu về thi và xét công nhận tốt nghiệp trung học phổ
thông
- Danh sách thí sinh được công nhận tốt nghiệp
- Bảng ghi thông tin xét công nhận tốt nghiệp, Bảng ghi điểm
thi, Các loại thống kê số liệu
- Hồ sơ đăng ký dự thi
- Bài thi
- Các tài liệu khác có liên quan đến thi và xét công nhận tốt
nghiệp
5. Tài liệu về thi học sinh giỏi, thi nghề phổ thông, cuộc thi
khoa học kỹ thuật dành cho học sinh trung học
Tài liệu về thi chọn học sinh giỏi trung học phổ thông
- Danh sách thí sinh đoạt giải
- Danh sách học sinh là thành viên các đội tuyển Olympic
quốc tế và khu vực
- Biên bản xét duyệt kết quả thi và xếp giải
- Quyết định thành lập đội tuyển (lưu tại đơn vị dự thi)
- Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải
- Đề thi và hướng dẫn chấm thi đã sử dụng
- Hồ sơ đăng ký dự thi
- Bài thi
- Các tài liệu khác có liên quan đến cuộc thi
Hồ sơ các đoàn cán bộ, học sinh dự thi Olympic quốc tế và
khu vực
Hồ sơ thi nghề phổ thông
- Bảng ghi tên thí sinh và kết quả thi
- Hồ sơ đăng ký dự thi
- Bài thi lý thuyết
- Tài liệu khác có liên quan đến cuộc thi

64

65

66
67

Thời hạn
bảo quản
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Hết khóa
Hết khóa
Hết khóa

Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
1 năm
2 năm
2 năm

Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
5 năm
1 năm
2 năm
2 năm
10 năm

10 năm
1 năm
2 năm
2 năm

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT
68

69
70
71

72
73
74

75
76

77
78

79
80

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

17

Thời hạn
bảo quản

Hồ sơ cuộc thi Khoa học kỹ thuật dành cho học sinh trung học
- Danh sách dự án, thí sinh đoạt giải
Vĩnh viễn
- Quyết định thành lập đội tuyển (lưu tại đơn vị dự thi)
Vĩnh viễn
- Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải
Vĩnh viễn
- Dự án dự thi: Báo cáo tóm tắt, Báo cáo kết quả nghiên cứu
+ Đoạt giải cấp quốc gia
Vĩnh viễn
+ Đoạt giải cấp trường, tỉnh, huyện
10 năm
- Các liệu khác liên quan đến cuộc thi
2 năm
IV. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN
1. Tài liệu về quản lý cơ sở giáo dục thường xuyên và các
hoạt động giáo dục thường xuyên
Hồ sơ thành lập, cho phép hoạt động, đình chỉ hoạt động, sáp Vĩnh viễn
nhập, giải thể trung tâm giáo dục thường xuyên
Hồ sơ xếp hạng trung tâm giáo dục thường xuyên
10 năm
Hồ sơ thành lập, cấp phép hoạt động, đình chỉ hoạt động đào Vĩnh viễn
tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học, sáp nhập, chia, tách, giải
thể trung tâm ngoại ngữ, tin học
Hồ sơ thành lập, cho phép hoạt động, đình chỉ hoạt động, Vĩnh viễn
giải thể trung tâm học tập cộng đồng tại xã, phường, thị trấn
Hồ sơ đánh giá, xếp loại “Cộng đồng học tập” cấp xã
10 năm
Hồ sơ cấp phép hoạt động hoặc xác nhận hoạt động giáo dục 5 năm sau
kỹ năng sống và hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa
khi giấy phép
hết hiệu lực
Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục Vĩnh viễn
thường xuyên
Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt các giáo trình, học Vĩnh viễn
liệu, phương tiện phục vụ giảng dạy và học tập mang đặc thù
của giáo dục thường xuyên
Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài
20 năm
liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc lĩnh vực giáo dục thường xuyên
Hồ sơ công nhận tỉnh/huyện/xã đạt chuẩn xóa mù chữ
10 năm
2. Hồ sơ, sổ sách phục vụ hoạt động giáo dục của trung
tâm giáo dục thường xuyên
Sổ đăng bộ
Vĩnh viễn
Sổ gọi tên và ghi điểm
Vĩnh viễn

18

STT

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

Thời hạn
bảo quản
10 năm
10 năm
10 năm
10 năm
Trả học viên
khi ra trường,
chuyển trường
5 năm
Hết khóa

81
82
83
84
85

Sổ nghị quyết của trung tâm
Sổ kế hoạch và chương trình hoạt động của trung tâm
Sổ kiểm tra đánh giá giáo viên về công tác chuyên môn
Sổ thi đua
Học bạ học viên

86
87

Sổ ghi đầu bài
Sổ chủ nhiệm
3. Hồ sơ, sổ sách phục vụ hoạt động của các lớp xóa mù
chữ và giáo dục tiếp tục sau khi biết chữ
Học bạ học viên theo học chương trình xóa mù chữ và giáo Trả học viên
dục tiếp tục sau khi biết chữ
khi hoàn thành
chương trình
Sổ điểm
10 năm
Danh sách học viên được xác nhận biết chữ và học viên được
20 năm
xác nhận hoàn thành chương trình giáo dục tiếp tục sau khi
biết chữ
V. TÀI LIỆU VỀ ĐÀO TẠO TRUNG CẤP SƯ PHẠM,
CAO ĐẲNG SƯ PHẠM; ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC, THẠC
SĨ, TIẾN SĨ; NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
1. Tài liệu về đào tạo trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm
Hồ sơ thành lập, đăng ký hoạt động, đình chỉ hoạt động giáo Vĩnh viễn
dục nghề nghiệp, sáp nhập, chia, tách, giải thể, đổi tên trường
trung cấp sư phạm, trường cao đẳng sư phạm
Hồ sơ thành lập, cho phép hoạt động đào tạo, đình chỉ hoạt Vĩnh viễn
động đào tạo đối với phân hiệu của trường trung cấp sư phạm,
trường cao đẳng sư phạm
Hồ sơ thành lập hội đồng trường và bổ nhiệm chủ tịch hội
20 năm
đồng trường trung cấp sư phạm, trường cao đẳng sư phạm
Hồ sơ công nhận xếp hạng đối với trường cao đẳng sư phạm
Vĩnh viễn
Hồ sơ công nhận trường cao đẳng sư phạm đạt chuẩn quốc gia
20 năm
Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình đào tạo Vĩnh viễn
trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm

88

89
90

91

92

93
94
95
96

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

97

Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt giáo trình sử dụng
chung các môn lý luận chính trị để làm tài liệu giảng dạy,
học tập trong các trường trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm
Hồ sơ biên soạn hoặc lựa chọn, thẩm định, phê duyệt giáo
trình để sử dụng làm tài liệu giảng dạy, học tập trong các
trường trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm
Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài
liệu hướng dẫn giảng dạy trình độ trung cấp sư phạm, cao
đẳng sư phạm
Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ trung cấp sư phạm,
cao đẳng sư phạm với cơ sở giáo dục trong nước
Hồ sơ cho phép đào tạo liên thông lên trình độ cao đẳng sư phạm
Tài liệu về tuyển sinh trung cấp sư phạm
- Hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm
- Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn
tuyển sinh
- Hồ sơ đăng ký dự tuyển
- Bài thi
- Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh
Tài liệu về tuyển sinh cao đẳng sư phạm
- Hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm
- Hồ sơ xây dựng phương án đảm bảo chất lượng đầu vào
tuyển sinh
- Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn
tuyển sinh
- Hồ sơ đăng ký dự tuyển
- Bài thi tuyển sinh của thí sinh dự kỳ thi trung học phổ
thông quốc gia
- Bài thi của các trường tổ chức tuyển sinh theo phương thức
thi tuyển hoặc thi tuyển kết hợp với xét tuyển
- Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh
Văn bản phê duyệt danh sách học sinh nhập học hoặc phân lớp
Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập theo học kỳ, năm học,
khóa học
Hồ sơ giảng dạy của giáo viên

98

99

100
101
102

103

104
105
106

19

Thời hạn
bảo quản
Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm

Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Hết khóa
Hết khóa
Hết khóa
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Hết khóa
Hết khóa
Hết khóa
Hết khóa
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
5 năm sau
tốt nghiệp

20

STT

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

107 Tài liệu về thi hết học phần
- Hồ sơ phê duyệt kết quả thi hết học phần

108
109
110
111

112

113
114

115

Thời hạn
bảo quản

10 năm sau
tốt nghiệp
- Bài thi hết học phần
Hết khóa
- Tài liệu khác có liên quan đến thi hết học phần
Hết khóa
Bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, 10 năm sau
điểm học phần
tốt nghiệp
Sổ lên lớp (sổ ghi đầu bài)
5 năm sau
tốt nghiệp
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3 năm sau
tốt nghiệp
Tài liệu về thi và xét công nhận tốt nghiệp trung cấp sư phạm
- Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng; Danh sách Vĩnh viễn
tốt nghiệp
- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp
Vĩnh viễn
- Bài thi
2 năm
- Các tài liệu khác có liên quan đến thi tốt nghiệp
2 năm
Tài liệu về xét công nhận tốt nghiệp cao đẳng sư phạm
- Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng; Danh sách Vĩnh viễn
tốt nghiệp
- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp
Vĩnh viễn
- Các đồ án, khóa luận tốt nghiệp
+ Được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên
20 năm
+ Không đạt yêu cầu
5 năm
- Bài thi
2 năm
- Các tài liệu khác có liên quan đến thi, xét tốt nghiệp
2 năm
2. Tài liệu về đào tạo đại học
Hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập hoặc cho phép thành Vĩnh viễn
lập trường đại học
Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, cho phép hoạt Vĩnh viễn
động đào tạo, đình chỉ hoạt động đào tạo, sáp nhập, chia,
tách, giải thể cơ sở giáo dục đại học
Hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập hoặc cho phép thành Vĩnh viễn
lập phân hiệu của cơ sở giáo dục đại học

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

116 Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, cho phép hoạt
động đào tạo, đình chỉ hoạt động đào tạo đối với phân hiệu
của cơ sở giáo dục đại học
117 Hồ sơ công nhận trường đại học tư thục hoạt động không vì
lợi nhuận
118 Hồ sơ thành lập hội đồng trường và bổ nhiệm chủ tịch hội
đồng trường đại học công lập
119 Hồ sơ thành lập và công nhận hội đồng quản trị trường đại
học tư thục
120 Hồ sơ phân tầng cơ sở giáo dục đại học
121 Hồ sơ công nhận xếp hạng đối với cơ sở giáo dục đại học
122 Hồ sơ công nhận cơ sở giáo dục đại học đạt chuẩn quốc gia
123 Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình đào tạo
đại học
124 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt giáo trình sử dụng
chung các môn lý luận chính trị để làm tài liệu giảng dạy,
học tập trong các cơ sở giáo dục đại học
125 Hồ sơ biên soạn hoặc lựa chọn, thẩm định, phê duyệt giáo
trình để sử dụng làm tài liệu giảng dạy, học tập trong các cơ
sở giáo dục đại học
126 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài
liệu hướng dẫn giảng dạy trình độ đại học
127 Hồ sơ cho phép mở hoặc đình chỉ hoạt động của ngành đào
tạo đại học
128 Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo đại học với cơ sở giáo dục
trong nước
129 Hồ sơ cho phép đào tạo liên thông lên trình độ đại học
130 Hồ sơ cho phép đào tạo từ xa
131 Hồ sơ cho phép đào tạo văn bằng đại học thứ hai
132 Tài liệu về tuyển sinh đại học
- Hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm
- Hồ sơ xây dựng phương án đảm bảo chất lượng đầu vào
tuyển sinh
- Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn
tuyển sinh
- Hồ sơ đăng ký dự tuyển

21

Thời hạn
bảo quản
Vĩnh viễn

Vĩnh viễn
20 năm
20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Hết khóa

22

STT

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

- Bài thi tuyển sinh của thí sinh dự kỳ thi trung học phổ
thông quốc gia
- Bài thi của các trường tổ chức tuyển sinh theo phương thức
thi tuyển hoặc thi tuyển kết hợp với xét tuyển
- Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh
133 Văn bản phê duyệt danh sách học sinh nhập học hoặc phân lớp
134 Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập theo học kỳ, năm học,
khóa học
135 Hồ sơ giảng dạy của giáo viên
136 Tài liệu về thi hết học phần
- Hồ sơ phê duyệt kết quả thi hết học phần

137
138
139
140

141
142

Thời hạn
bảo quản
Hết khóa
Hết khóa
Hết khóa
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
5 năm sau
tốt nghiệp

10 năm sau
tốt nghiệp
- Bài thi hết học phần
Hết khóa
- Tài liệu khác có liên quan đến thi hết học phần
Hết khóa
Bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, 10 năm sau
điểm học phần
tốt nghiệp
Sổ lên lớp (sổ ghi đầu bài)
5 năm sau
tốt nghiệp
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
3 năm sau
tốt nghiệp
Tài liệu về xét công nhận tốt nghiệp đại học
- Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng đại học; Danh Vĩnh viễn
sách tốt nghiệp
- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp
Vĩnh viễn
- Các đồ án, khóa luận tốt nghiệp
+ Được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên
20 năm
+ Không đạt yêu cầu
5 năm
- Bài thi
2 năm
- Các tài liệu khác có liên quan đến thi, xét tốt nghiệp
2 năm
3. Tài liệu về đào tạo thạc sĩ
Hồ sơ cho phép đào tạo, đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết Vĩnh viễn
định cho phép đào tạo ngành, chuyên ngành thạc sĩ
Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ thạc sĩ với cơ sở Vĩnh viễn
giáo dục trong nước

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

143 Tài liệu về tuyển sinh thạc sĩ
- Hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm
- Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn
tuyển sinh
- Hồ sơ đăng ký dự tuyển
- Bài thi
- Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh
144 Quyết định công nhận học viên cao học
145 Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập theo học kỳ, năm học,
khóa học
146 Hồ sơ giảng dạy của giáo viên
147 Tài liệu thi hết học phần
- Hồ sơ xét duyệt kết quả thi hết học phần

23

Thời hạn
bảo quản
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
5 năm sau
tốt nghiệp
5 năm sau
tốt nghiệp
5 năm sau
tốt nghiệp
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
5 năm sau
tốt nghiệp

10 năm sau
tốt nghiệp
- Bài thi
5 năm sau
tốt nghiệp
- Tài liệu khác có liên quan đến thi hết học phần
5 năm sau
tốt nghiệp
148 Bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, 10 năm sau
điểm học phần
tốt nghiệp
149 Sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập của giáo viên và học 5 năm sau
viên
tốt nghiệp
150 Tài liệu về công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ
- Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ; Danh Vĩnh viễn
sách tốt nghiệp
- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ
Vĩnh viễn
- Hồ sơ đánh giá luận văn thạc sĩ
30 năm
30 năm
- Hồ sơ chấm thẩm định và xử lý kết quả thẩm định luận văn
thạc sĩ trong trường hợp có đơn tố cáo
- Luận văn thạc sĩ
+ Được hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên
30 năm
+ Không đạt yêu cầu
5 năm
- Tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp
5 năm

24

STT

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

4. Tài liệu về đào tạo tiến sĩ
151 Hồ sơ cho phép đào tạo, đình chỉ tuyển sinh, thu hồi quyết
định cho phép đào tạo ngành, chuyên ngành tiến sĩ
152 Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với cơ sở
giáo dục trong nước
153 Tài liệu về tuyển sinh tiến sĩ
- Hồ sơ xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm
- Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn
tuyển sinh
- Hồ sơ đăng ký dự tuyển
- Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh
154 Quyết định công nhận nghiên cứu sinh, hướng nghiên cứu
hoặc đề tài nghiên cứu, chuyên ngành, người hướng dẫn và
thời gian đào tạo của nghiên cứu sinh
155 Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập theo học kỳ, năm học,
khóa học
156 Hồ sơ giảng dạy của giáo viên
157 Tài liệu về thi hết học phần
- Hồ sơ xét duyệt kết quả thi hết học phần

158
159
160
161

Thời hạn
bảo quản
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn

Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
5 năm sau
tốt nghiệp
5 năm sau
tốt nghiệp
Vĩnh viễn

Vĩnh viễn
5 năm sau
tốt nghiệp

10 năm sau
tốt nghiệp
5 năm sau
- Bài thi
tốt nghiệp
5 năm sau
- Tài liệu khác liên quan đến thi hết học phần
tốt nghiệp
Bảng điểm từng học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, 10 năm sau
điểm học phần
tốt nghiệp
Sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập của giáo viên và học 5 năm sau
viên
tốt nghiệp
5 năm sau
Báo cáo chuyên đề, tiểu luận tổng quan của nghiên cứu sinh
tốt nghiệp
Tài liệu về công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tiến sĩ
- Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tiến sĩ; Danh Vĩnh viễn
sách nghiên cứu sinh được cấp bằng tiến sĩ

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT

162
163
164

165

166
167

168

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu
- Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tiến sĩ
- Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp cơ sở
- Hồ sơ đề nghị bảo vệ luận án tiến sĩ cấp trường hoặc viện
- Hồ sơ về việc lấy ý kiến phản biện độc lập đối với luận án
tiến sĩ
- Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp trường hoặc viện
- Hồ sơ chấm thẩm định và xử lý kết quả thẩm định luận án
tiến sĩ
- Luận án tiến sĩ và tóm tắt luận án tiến sĩ
+ Được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên
+ Không đạt yêu cầu
- Tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp
5. Tài liệu về nghiên cứu khoa học của sinh viên, giảng viên,
nghiên cứu viên
Hồ sơ đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên cấp
khoa/bộ môn
Hồ sơ đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên dự
xét giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường
Hồ sơ đánh giá đề tài xét tặng giải thưởng Sinh viên nghiên
cứu khoa học và giải thưởng Khoa học và công nghệ dành
cho giảng viên trẻ trong các cơ sở giáo dục đại học
Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học của giảng
viên, nghiên cứu viên
- Cấp Nhà nước
- Cấp bộ, ngành
- Cấp cơ sở
VI. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC QUỐC PHÒNG VÀ AN NINH
Hồ sơ biên soạn, thẩm định chương trình giáo dục quốc
phòng và an ninh
Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt giáo trình sử dụng
chung môn giáo dục quốc phòng và an ninh để làm tài liệu
giảng dạy, học tập trong các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống
giáo dục quốc dân
Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình lồng
ghép giáo dục quốc phòng và an ninh cho các trường tiểu học
và trung học cơ sở

25

Thời hạn
bảo quản
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn

Vĩnh viễn
5 năm
5 năm

5 năm
10 năm
Vĩnh viễn

Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
20 năm
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

26

CÔNG BÁO/Số 53 + 54/Ngày 15-01-2017

STT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

169 Hồ sơ thẩm định, sản xuất thiết bị dạy học môn giáo dục
quốc phòng và an ninh

Thời hạn
bảo quản
20 năm

170 Hồ sơ quản lý, sử dụng thiết bị dạy học môn giáo dục quốc
phòng và an ninh

10 năm

171 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài
liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục quốc phòng và an ninh

10 năm

172 Hồ sơ hội thao giáo dục quốc phòng và an ninh cho học sinh
trung học
- Danh sách thí sinh đoạt giải
- Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải

10 năm
Vĩnh viễn

- Hồ sơ đăng ký dự thi

1 năm

- Bài thi

2 năm

- Các tài liệu khác có liên quan đến hội thao

2 năm

VII. TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC DÂN TỘC
173 Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình dạy học
tiếng dân tộc thiểu số

Vĩnh viễn

174 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt sách giáo khoa, tài
liệu dạy học tiếng dân tộc thiểu số

Vĩnh viễn

175 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài
liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc lĩnh vực giáo dục dân tộc

20 năm

176 Hồ sơ ...