TIÊU CHUẨN THỰC HÀNH 5S
1. Khái niệm chung về 5S
Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng toàn diện không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường thì mỗi doanh nghiệp chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách thức quản lý. Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư loại thiết bị máy móc hay công nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết định đem lại thành công cho doanh nghiệp.
Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.Vậy 5S là gì?
5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “Sàng Lọc”, “Sắp xếp”, Sạch sẽ, “Săn Sóc”, “Sẵn Sàng”. Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:
SERI (Sàng lọc): Sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
SEITON (Sắp xếp): Là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng.
SEICO (Sạch sẽ): Vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị).
SEIKETSU (Săn sóc): Luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton, Seico.
SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.



2. Nguyên tắc áp dụng 5S trong một tổ chức
Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.
Nguyên tắc của Thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:
Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả.
Tăng cường phát huy sáng kiến.
Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan
Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn.
Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc.
Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh…
3. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S
Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.
Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình.
Sự tham gia của tất cả mọi người - Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn.
Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.
Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ đơn vị/doanh nghiệp nào: sản xuất, dịch vụ, thương mại.
4. Các bước triển khai thực hành 5S tại tổ chức/doanh nghiệp
Để triển khai thực hiện 5S, tổ chức/doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước như sau:
Thành lập Ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện: Trước hết, tổ chức cần xác định mục tiêu của dự án 5S và thành lập ban chỉ đạo 5S. Ban chỉ đạo thông thường gồm có các thành viên trong ban Lãnh đạo công ty, đại diện từ các phòng ban và là những người có uy tín