BÀI 8 :  IN – TRỘN VĂN BẢN


8.1.Trộn văn bản trong Winword
Trộn văn bản là cách để đưa thông tin từ danh sách (bảng) đã có vào một đoạn văn bản có một số nội dung nào đó.
Ví dụ: In giấy mời, giáo báo nhập học, phiếu kết quả học tập, ...
Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo bảng danh sách các nội dung cần trộn. Ví dụ: DSSV, Bảng điểm, bảng danh sách các cán bộ cần mời họp,... Sau đó ghi lên đĩa với tên bất kì.
Lưu ý: Bảng này bao gồm các hàng và các cột trong đó hàng đầu tiên chứa tiêu đề cần trộn như hoten, ngaysinh, diem,...

Bước 2: Mở một tệp mới soạn thảo nội dung của văn bản cần trộn như giấy mời, giấy báo nhập học,...

Bước 3: Vào thực đơn dọc Tools Mail Merge chọn nút Create chọn mục From letters...
Chọn nút Active Window

Bước 4: Chọn nút Get Data Open Data Source. Trong hộp thoại Open Data Source ta mở tệp danh sách đã ghi.(DSSV). Sau đó chọn nút Edit main Document

Bước 5: Sau khi trở về văn bản cần trộn ta đưa trỏ lệnh đến các mục có nội dung chung như Hoten, ngaysinh, ... Sau đó vào Insert merge Field trên thanh công cụ Mail Merge, chọn nội dung các cột tương ứng đã có trong thực đơn này. Lần lượt chọn cho tất cả các mục còn lại của văn bản còn lại ta có thể xem bằng cách nháy trái chuột trên biểu tượng

Bước 6: Vào lại Tools Mail Merge trong hộp thoại của nó ta chọn nút Merge khi đó hộp thoại xuất hiện:
Trong hộp thoại này ta chọn:

All: để trộn tất cả
From .. To để trộn từ hàng nào đến hàng nào

Mục When merging Record: Để chọn hoặc không chọn việc trộn ra các hàng không có dữ liệu.
Cuối cùng chọn nút Merge.
Tạo các hiệu ứng

Tạo chú thích: Để tạo chú thích ta đặt con trỏ sau từ cần chú thích, vào Insertchọn FootNote trong hộp thoại của nó ta chọn:
    
Auto Number để tự động chọn thứ tự chú thích.
    
  Custom Mark: Để tự đánh số hoặc chọn kí tự đặc biệt
    
  FootNote: Để ghi dòng chú thích ở cuối trang
    
  End Note: Để ghi dòng chú thích ngay sau dòng văn bản cần chú thích.
    
  Chọn Options để thay đổi các chế độ như bắt đầu đánh số chú thích, kiểu đánh,...
    
Tạo chú thích nổi: Vào InsertComment đánh nội dung cần chú thích. Cuối cùng chọn Close.
    
Chèn nội dung của một File khác vào văn bản hiện thời:
Để chèn nội dung của một tệp văn bản khác đã có vào văn bản ta đang soạn thảo ta thực hiện như sau:

B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.

B2: Vào InsertFile... mở tệp có nội dung cần chèn. Khi đó nội dung của văn bản được mở sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ trong văn bản hiện thời
 

8.2. In ấn

Xem trước khi in:
    
Chọn BT    
    hoặc Ctrl + F2.

Chỉnh sửa trước khi in:
    
Vào File/ Page Setup/ XHHT:

Margins: 
    
Lề trên.
    
Lề dưới.
    
Lề trái
    
Lề phải.
    
Gáy sách.

Khoảng cách với tiêu đề trên.

Khoảng cách với tiêu đề dưới.

Chọn In 2 mặt giấy.

Chọn ngầm định.

Pape Size:
    
Chọn giấy in.
    
Chọn in đứng.
    
Chọn in ngang.

Chọn OK.
 
 
 
 




8.3. IN:

Vào File/ Print (hoặc Ctrl + P  hoặc chọn BT )/ XHHT:
    
Name: Tên máy in.
    
All: In tất cả.
    
Current page: in trang chứa con trỏ.
    
Pages: In có lựa chọn.
    
Number of copies: Số bản in.

Chọn OK./.