CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO TÓM TẮT
SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN
DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN
_____________

Kính gửi: Ban thi đua – Khen thưởng huyện


I. SƠ LƯỢC BẢN THÂN
- Họ và tên: Lê Vũ Bình Năm sinh: 1983
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Trung cấp văn thư lưu trữ
- Chức năng nhiệm vụ được phân công: Thủ quỹ - YTHĐ
- Đơn vị công tác: Trường TH Trường Xuân 2
II. NỘI DUNG:
1. Nêu thực trạng tình hình của tập thể, các nhân trước khi lập thành tích, có sáng kiến, giải pháp, đề tài nghiên cứu;
Trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào, công tác lưu trữ văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vì công tác lưu trữ văn bản giúp cho công tác điều hành, quản lý của người đứng đầu cơ quan được kịp thời, nhanh chống, chính xác vì thế công tác lưu trữ phải mang tính khoa học, sáng tạo, không những biết ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ trên máy, còn phải biết lưu trữ văn bản trên giấy một cách khoa học.
Hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng tất cả các lĩnh vực và có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển của xã hội hiện đại, nơi mà con người đang thoát dần khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ và dần tiến tới áp dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực, để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
Nhưng công tác lưu trữ văn bản, công việc thủ công không kém phần quan trọng, vì nó góp phần lưu trữ những văn bản mang tính pháp lý cao, phục vụ cho công tác điều hành, quản lý cơ quan, tổ chức và giúp công tác tra cứu về sau được thuận lợi và chính xác hơn.
Người làm công tác văn thư lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu trữ, thường để thất thoát văn bản, muốn tìm kiếm văn bản phản tốn rất nhiều thời gian, muốn tìm kiếm tất cả các văn bản liên quan đến các phong trào, cán bộ văn thư phải tìm văn bản trong nhiều tháng, cả văn bản đi và văn bản đến. Vì công tác lưu trữ văn bản trên giấy chưa khoa học, còn làm việc theo phương pháp củ, lưu trữ văn bản theo ngày tháng năm, số văn bản, lưu trữ theo từng tháng riêng biệt chưa biết cách lưu trữ khoa học, nên công tác lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác tìm kiếm văn bản phục vụ cho công việc điều hành, quản lý của cơ quan, tổ chức và gây rất nhiều khó khăn cho công tác tra cứu về sau:
Từ những, khó khăn, hạn chế trên, tôi mạnh dạng cải tiến, sử dụng giải pháp lưu trữ văn bản đi đến trên giấy kém hiệu quả thành quy trình “Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2 ”.
2. Tên sáng kiến và lĩnh vực áp dụng;
2.1. Tên sáng kiến :
“Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2 ”
2.2. Lĩnh vực áp dụng :
Áp dụng vào công tác văn thư lưu trữ trong trường tiểu học Trường Xuân 2.
3. Mô tả nội dung, bản chất của sáng kiến;
Đóng tập văn bản:
Công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản đi, đến là công việc quan trọng nhất trong cơ quan, vì công tác lưu trữ tốt sẽ tạo cơ sở pháp lý cao, giúp cán bộ quản lý điều hành tốt cơ quan, đơn vị. Muốn công tác quản lý văn bản đi, đến mang tính khoa học và đạt hiểu quả cao, giải pháp của bản thân tôi là thực hiện phương pháp đóng tập văn bản theo từng phòng trào, công việc thực hiện, nhiệm vụ phân công. Muốn thực hiện tốt công tác này người làm công tác văn thư lưu trữ, phân loại từng công văn theo từng nội dung công việc mà cấp trên chỉ đạo, hay từng phong trào do nhà trường đề ra.
Khi quá trình phân loại hoàn tất cán bộ văn thư tiến hành lưu trữ văn bản vào bìa hồ sơ riêng theo từng phong trào, công việc, và ghi chú thời gian phát động, thực hiện và thời gian kết thúc. Sau thời gian kết thúc cán bộ làm công tác văn thư tiến hành thu thập các văn bản có liên quan đến một vấn đề cần lưu trữ để tiến hành đóng tập văn bản liên quan đến một vấn đề cần lưu trữ, khi đóng tập cần tạo bìa văn bản ghi nội dung liên quan đến văn